Decreto 65/998
Reglaméntase la implementación de medios electrónicos de trasmisión, almacenamiento y manejo de documentos en la Administración Pública.
(571*R)
MINISTERIO DEL INTERIOR
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
MINISTERIO DE EDUCACION Y CULTURA
MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PUBLICAS
MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGIA Y MINERIA
MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA
MINISTERIO DE GANADERIA, AGRICULTURA Y PESCA
MINISTERIO DE TURISMO
MINISTERIO DE VIVIENDA, ORDENAMIENTO
TERRITORIAL Y MEDIO AMBIENTE
Montevideo, 10 de marzo de 1998
VISTO: El proyecto de Decreto sobre "procedimiento administrativo
electrónico" que eleva la Oficina Nacional del Servicio Civil.
RESULTANDO: I) Que la Ley de Presupuesto Nº 16.736 de fecha 5 de enero
de 1996, encomendó al Poder Ejecutivo la reglamentación de los artículos
694 a 697 del citado cuerpo normativo.
II) Que dichas normas contienen las disposiciones tendientes al
empleo y aplicación de medios informáticos y telemáticos, para el
desarrollo de las actividades y el ejercicio de las competencias de la
Administración Pública.
III) Que estos medios son de uso corriente, tanto en el ámbito
nacional como internacional.
CONSIDERANDO: I) Que el presente proyecto de decreto responde a la
actual política de reforma del Estado, tendiente al logro de una mayor
eficiencia en los trámites y procedimientos administrativos, reglamentando
la implementación de medios electrónicos de trasmisión, almacenamiento y
manejo de documentos.
II) Que el empleo de dichos medios informáticos y telemáticos en
la sustanciación de los expedientes administrativos, permitirá minimizar
la utilización de documentos basados en papel, logrando así una mayor
celeridad y simplificación en la gestión administrativa.
III) Que, asimismo, la incorporación de la informática a la
gestión administrativa, permitirá un mayor control del flujo de
información que maneja el Estado, que redundará en beneficio de la
Administración y de los administrados.
Que a tales fines, dada la diversidad de sistemas de información
y de sus plataformas existentes en la Administración, es necesario
establecer un estándar de comunicación electrónica de documentos que
deberá ser compatible con los utilizados en la actividad privada nacional
e internacional.
ATENTO: a lo informado por el Director de la Oficina Nacional del
Servicio Civil y a lo preceptuado por los artículos 694 a 698 de la Ley
16.736 de fecha 5 de enero de 1996,
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA
actuando en Consejo de Ministros
DECRETA:
CAPITULO I
Disposiciones Generales
La sustanciación de actuaciones en la Administración Pública,
así como los actos administrativos que se dicten en las mismas, podrán
realizarse por medios informáticos.
Cuando dichos trámites o actos, revestidos de carácter oficial, hayan
sido redactados o extendidos por funcionarios competentes, según las
formas requeridas y dentro del límite de sus atribuciones, constituirán
instrumentos públicos y como tales se tendrán como auténticos y harán
plena fe, salvo desconocimiento o tacha de falsedad.
En tal sentido, constituirán instrumentos públicos, aquellos creados
por medios informáticos que aseguren su inalterabilidad.
Cuando la sustanciación de las actuaciones administrativas se realice
por medios informáticos, las firmas autógrafas que la misma requiera
podrán ser sustituidas por contraseñas o signos informáticos adecuados.
Se entiende por expediente electrónico, la serie ordenada de
documentos públicos registrados por vía informática, tendientes a la
formación de la voluntad administrativa en un asunto determinado.
El expediente electrónico tendrá la misma validez jurídica y
probatoria que el expediente tradicional.
La documentación emergente de la trasmisión a distancia, por medios
electrónicos, entre dependencias oficiales, constituirá, de por sí,
documentación auténtica y hará plena fe a todos sus efectos en cuanto a la
existencia del original trasmitido (art. 129 de la Ley Nº 16.002 de fecha
25 de noviembre de 1988).
Las formalidades relativas a la intervención notarial de certificación
de firmas en actos, actas y contratos de la Administración, se seguirá
regulando por las normas vigentes en la materia.
CAPITULO II
Normas sobre procedimiento
Todas las normas sobre procedimiento administrativo serán de
aplicación a los expedientes tramitados en forma electrónica, en la medida
en que no sean incompatibles con la naturaleza del medio empleado.
Toda petición o recurso administrativo que se presente ante la
Administración podrá realizarse por medio de documentos electrónicos. A
tales efectos los misms deberán ajustarse a los formatos o parámetros
técnicos que oportunamente fije el Poder Ejecutivo, con el asesoramiento
de la Oficina Nacional del Servicio Civil, en lo referente a componentes
específicos y a la validez del documento electrónico, de la Comisión
Nacional de Informática, en lo referente a aspectos informáticos y del
Grupo Técnico Asesor, en lo que respecta a las temecomunicaciones e
integración de diferentes organismos de la Administración Pública.
En caso de incumplimiento de dichas especificaciones, tales documentos
se tendrán por no recibidos.
No obstante lo expresado precedentemente, se respetará el principio
del informalismo a favor del administrado, tanto para las peticiones como
para los recursos administrativos.
Los administrados podrán presentar sus peticiones y recursos
administrativos por medio de documentos electrónicos, mediante la
utilización de los programas de ordenador que satisfagan el estándar
establecido por la Comisión Nacional de Informática.
Toda vez que se presente un documento mediante transferencia
electrónica, la Administración deberá expedir una constancia de su
recepción. La constancia de recibo de un documento electrónico será prueba
suficiente de su presentación.
Su contenido será la fecha, lugar y firma digital del receptor.
Para las hipótesis previstas en este artículo así como en el anterior,
serán de aplicación en lo pertinente, las disposiciones contenidas en los
artículos 157 a 159 del Decreto Nº 500/991 de fecha 27 de setiembre de
1991.
La Administración admitirá la presentación de documentos
registrados en papel para su utilización en un expediente electrónico. En
tales casos podrá optar entre la digitalización de dichos documentos para
su incorporación al expediente electrónico, o la formación de una pieza
separada, o una combinación de ambas, fijando como meta deseable la
digitalización total de los documentos.
En caso de proceder a la digitalización del documento registrado en
papel, se certificará la copia mediante la firma digital del funcionario
encargado del proceso, así como la fecha y lugar de recepción.
Autorízase la reproducción y almacenamiento por medios informáticos de
los expedientes y demás documentos registrados sobre papel, existentes en
todos los organismos públicos.
Podrán reproducirse sobre papel los expedientes electrónicos, cuando
sea del caso su sustanciación por ese medio, ya sea dentro o fuera de la
repartición administrativa de que se trate, o para proceder a su archivo
sobre papel. El funcionario responsable de dicha reproducción, certificará
su autenticidad.
Tratándose de expedientes totalmente digitalizados, el expediente
original en papel, deberá radicarse en un archivo centralizado.
En caso de la tramitación de un expediente parcialmente digitalizado, la
pieza separada que contenga los documentos registrados en papel, se
radicará en un archivo a determinar por la repartición respectiva. En
ambos casos, el lugar dispuesto propenderá a facilitar la consulta, sin
obstaculizar el trámite del expediente.
Los plazos para la sustanciación de los expedientes electrónicos, se
computarán a partir del día siguiente de su recepción efectiva por el
funcionario designado.
Se entiende por recepción efectiva, la fecha de ingreso del documento
al subsistema de información al cual tiene acceso el funcionario designado
a tales efectos.
Los sistemas de información de expedientes electrónicos deberán prever
y controlar las demoras en cada etapa del trámite. A su vez, deberán
permitir al jerarca modificar el trámite para sortear los obstáculos
detectados, minimizando demoras.
Los órganos administrativos que utilicen expedientes electrónicos,
adoptarán procedimientos y tecnologías de respaldo o duplicación, a fin de
asegurar su inalterabilidad y seguridad, los que serán definidos por la
Oficina Nacional del Servicio Civil, con el asesoramiento de la Comisión
Nacional de Informática o eventualmente del Grupo Técnico Asesor, cuando
involucre a más de un organismo.
El Poder Ejecutivo, con el asesoramiento de la Oficina Nacional del
Servicio Civil, de la Comisión Nacional de Informática y del Grupo Técnico
Asesor, en sus respectivas competencias, determinará periódicamente, en
consideración a la evolución de la tecnología disponible, los medios
técnicos de almacenamiento, reproducción y trasmisión telemática de
documentos que, por su naturaleza o por la eficacia de los procedimientos
de control aplicables, ofrezcan protección adecuada contra la pérdida o
adulteración de la información almacenada, reproducida y/o trasmitida.
Los documentos que hayan sido digitalizados en su totalidad,
a través de los medios técnicos incluidos en el artículo anterior, podrán
ser destruidos si ello conviene a las necesidades de cada organismo. Los
originales de valor histórico, cultural o de otro valor intrínseco, no
podrán ser destruidos, por lo que luego de almacenados serán enviados para
su guarda a la repartición pública que corresponda, en aplicación de las
normas vigentes sobre conservación del patrimonio histórico y cultural del
Estado.
Las copias o reproducciones de documentos anteriormente referidos,
tendrán la misma validez del documento original a todos los fines para los
que éste fuese empleado, sustituyéndolo con idéntico valor legal, siempre
que estuviesen debidamente autenticados.
CAPITULO III
Firma electrónica y digital
Se entiende por firma electrónica, el resultado de obtener por
medio de mecanismos o dispositivos un patrón que se asocie biunívocamente
a un individuo y a su voluntad de firmar.
Se entiende por firma digital, un patrón creado mediante criptografía,
debiendo utilizarse sistemas criptográficos "de clave pública" o
"asimétricos", o los que determine la evolución de la tecnología.
A efectos de dotar de seguridad y certeza la gestión del sistema que
se reglamenta, será responsabilidad de cada organismo que dirija un
proyecto que utilice la tecnología de "claves públicas" y "claves
privadas", determinar y documentar la forma de administración de las
mismas.
La divulgación de la clave o contraseña personal de cualquier
funcionario autorizado a documentar su actuación mediante firmas o
contraseñas informáticas, constituirá falta gravísima, aún cuando la clave
o contraseña no llegase a ser utilizada.
Todo documento electrónico autenticado mediante firma digital, se
considerará como de la autoría del usuario al que se haya asignado la
clave privada correspondiente, salvo que medie prueba de la falsificación
del documento electrónico o de la divulgación de la clave por terceros.
Quedan expresamente exceptuados de lo dispuesto anteriormente, la
firma del Presidente de la República y de los Ministros de Estado en los
decretos y resoluciones del Poder Ejecutivo, debiendo estamparse la firma
en forma ológrafa (Arts. 168 numeral 25 y 181 ordinal 7o. de la
Constitución de la República).
Cuando los documentos electrónicos que a continuación se detallan,
sean registrados electrónicamente, deberán identificarse mediante la
firma electrónica o la firma digital de su autor:
a) los recursos administrativos, así como toda petición que se
formule a la Administración;
b) los actos administrativos definitivos;
c) los actos administrativos de certificación o destinados a hacer
fe pública;
d) los dictámenes o asesoramientos previos a una resolución
definitiva.
Los actos administrativos de mero trámite, no requerirán la firma
electrónica del o los funcionarios intervinientes, pero deberán
identificarse mediante una clave simple.
CAPITULO IV
Penalidades
El que voluntariamente trasmitiere un texto del que resulte un
documento infiel, adultere o destruya un documento almacenado en soporte
magnético, o su respaldo, incurrirá en los delitos previstos por los
artículos 236 a 239 del Código Penal, según corresponda (art. 697 de la
Ley Nº 16.736 de fecha 5 de enero de 1996).
El que voluntariamente trasmitiere a distancia entre dependencias
oficiales un texto del que resulte un documento infiel, incurrirá en los
delitos previstos por los artículos 236 a 239 del Código Penal, según
corresponda (art. 130 de la Ley Nº 16.002 de fecha 25 de noviembre de
1988).
SANGUINETTI - LUIS HIERRO LOPEZ - DIDIER OPERTTI - LUIS MOSCA - JUAN LUIS
STORACE - ANTONIO GUERRA - LUCIO CACERES - JULIO HERRERA - ANA LIA
PIÑEYRUA - RAUL BUSTOS - SERGIO CHIESA - BENITO STERN - JUAN CHIRUCHI
Recibido por D. O. el 11 de Marzo de 1998