VISTO: Lo dispuesto en el artículo 15 del Decreto Nº 65/998 de 10 de
marzo de 1998.
RESULTANDO: I) Que la citada norma encomendó al Poder Ejecutivo, con el
asesoramiento de la Oficina Nacional del Servicio Civil, de la Comisión
Nacional de Informática y del Grupo Técnico Asesor en sus respectivas
competencias, la determinación períodica de los medios técnicos de
almacenamiento, reproducción y transmisión telemática de documentos.
II) Que en cumplimiento de dicha disposición, la Oficina Nacional del
Servicio Civil, la Comisión Nacional de Informática y el Grupo Técnico
Asesor, realizaron una serie de estudios de investigación con el objetivo
de establecer la situación actual de las tecnologías de almacenamiento de
información y su relación con la realidad y perspectivas de la
Administración Pública uruguaya.
CONSIDERANDO: I) Que los medios de almacenamiento que el Poder Ejecutivo
determine, deben asegurar una adecuada protección contra la pérdida o
adulteración de la información almacenada, reproducida y/o transmitida.
II) Que de la investigación realizada surgió la inexistencia de
estándares nacionales o internacionales que establezcan la estabilidad o
la vida útil de los medios ópticos de almacenamiento digital de la
información, de forma de asegurar el grado de eficacia de los mismos.
III) Que la tecnología de almacenamiento es esencialmente dinámica y por
tanto requiere el estudio permanente de las herramientas disponibles,
teniendo en cuenta consideraciones técnicas, económicas y estratégicas.
IV) Que a efectos de lograr la actualización periódica de las nuevas
tecnologías, así como del material necesario para la toma de decisiones
por parte de los organismos estatales, se entiende pertinente su
publicación en el sitio Internet de la Oficina Nacional del Servicio
Civil.
V) Que se entiende oportuna la inclusión de recomendaciones que permitan
a los Centros de Cómputos de los distintos organismos del Estado,
implementar medidas de seguridad y resguardo de la información, en
especial para los archivos de documentos electrónicos que no cuenten con
el correspondiente respaldo en papel.
VI) Que se considera necesario destacar la importancia de la calidad de
los medios físicos a emplearse como soporte de los documentos almacenados
a largo plazo, así como de las técnicas de control de calidad en el
proceso de grabado y del monitoreo periódico de la calidad de lectura de
las copias, con el objetivo de asegurar la recuperación de la
información.
VII) Que en virtud de que los documentos electrónicos son conjuntos de
datos digitales generados ya sea por vía de software específico o de
software de gran divulgación, se establece la necesidad de almacenar no
sólo los datos que conforman los documentos electrónicos, sino también el
software empleado, de forma de acceder a los mismos desde sus propios
archivos.
VIII) Que de las conclusiones de la investigación realizada por la
Oficina Nacional del Servicio Civil, la Comisión Nacional de Informática
y el Grupo Técnico Asesor, se desprende que ninguna tecnología es cien
por ciento confiable o segura, por lo que se recomienda el empleo de
tecnologías mixtas, combinadas de acuerdo con las necesidades de cada
Organismo.
ATENTO: a lo precedentemente expuesto, a lo informado por la Oficina
Nacional del Servicio Civil y el Grupo Técnico Asesor, y a lo dispuesto
por el artículo 15 del Decreto Nº 65/998 de 10 de marzo de 1998,
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA
actuando en Consejo de Ministros
DECRETA:
Los medios de almacenamiento de documentos electrónicos a mediano y
largo plazo, podrán seleccionarse de la siguiente lista:
* Discos de Video Digital sólo de lectura (conocidos por sus siglas en
inglés DVD-R "Digital Video Disc Recordable").
* Discos Magneto Opticos de escritura única y lectura múltiple (conocidos
por sus siglas en inglés MO-WORM "Magneto Optical disc Write Once Read
Many").
* Discos Compactos de escritura única y lectura múltiple (conocido por
sus siglas en inglés CD-R "Compact Disc Recordable"). (*)
Los medios de soporte de la tecnología a emplearse deberán contar con la
certificación de calidad ISO y deberán tener una vida útil mínima de 20
años. El control de calidad de dichos medios será responsabilidad de los
Centros de Cómputos de cada organismo del Estado.
Los registros de documentos electrónicos realizados a través de la
utilización de alguno de los medios indicados en el artículo 1º del
presente Decreto, deberán efectuarse en un mínimo de dos copias. Deberá
emplearse siempre la misma copia para el uso periódico, quedando las
restantes como archivo muerto. El archivo muerto deberá ubicarse en un
lugar físico diferente al de la copia de uso periódico, asegurando sus
condiciones de preservación. (*)
Será cometido de cada organismo del Estado la determinación del plazo
para el registro de los documentos a través de alguno de los medios
técnicos de almacenamiento previstos en el artículo 1º del presente
Decreto.
La Oficina Nacional del Servicio Civil publicará en Internet y mantendrá
actualizadas las recomendaciones necesarias, así como toda otra
información que considere relevante o de utilidad que se relacione con el
uso de estos medios. Asimismo, incorporará nuevas tecnologías, con el
previo informe favorable de la Comisión Nacional de Informática y del
Grupo Técnico Asesor, de conformidad con los cometidos asignados en el
Decreto Nº 65/998 de 10 de marzo de 1998.
El proceso de copiado de los documentos a los medios citados, deberá
contar con una etapa previa de control de calidad, en la que se
registrará la fecha y la hora del control, así como el nombre, apellido,
documento de identidad y la firma digital o contraseña del funcionario
responsable de dicho cometido.
A efectos del almacenamiento de documentos electrónicos a corto plazo,
podrá utilizarse cualquier dispositivo de uso corriente en los equipos
informáticos disponibles en cada organismo del Estado, debiendo contar
los mismos con el correspondiente respaldo de acuerdo con las medidas de
seguridad oportunamente adoptadas por los distintos Centros de Cómputos.
El almacenamiento de dichos respaldos deberá realizarse de forma que
asegure su protección e inalterabilidad y en lugares físicos alejados de
los centros de procesamiento de la información.
Deberán almacenarse por lo menos dos copias de todas las herramientas de
software necesarias para acceder a los mismos, junto con los datos
almacenados en los medios descritos en el artículo 1º de este Decreto,
excepto en el caso de que éstos fueran almacenados en formato estándar,
tales como el formato ASCII (American Standard Code for Information
Interchange), TIFF (Tagged Image File Format) o HTML (Hiper Text Markup
Language).
Los Organismos deberán controlar cada dos o tres años la estabilidad de
la información almacenada, a través de muestreos estadísticos sobre
medios que contengan datos almacenados desde un periódo no menor a dos
años y luego de transcurridos por lo menos dos años desde el último
control. Las muestras deberán ser representativas de los medios
empleados, teniendo en cuenta el proveedor del medio y las condiciones de
almacenamiento.
Cuando se detecten deterioros o pérdida de la información, deberá
recurrirse a las copias de respaldo - según se haya procedido de conformidad con lo establecido en el artículo 3º del presente Decreto - y
generar una nueva copia de respaldo.
Cumplido el 75% de la vida útil del medio de almacenamiento empleado, de
conformidad con la certificación de las características técnicas de cada
uno, deberá transferirse la información allí contenida a otro medio de
almacenamiento que cumpla con los requisitos de seguridad e
inalterabilidad que aseguren la calidad de la tecnología escogida.
Cada organismo del Estado deberá contar con más de un dispositivo de
lectura (hardware y software) para cada tipo de tecnología empleada, a
fin de asegurar el acceso a la información almacenada. Dicho equipamiento
deberá permitir la migración de los datos contenidos a un medio de
almacenamiento temporal, a efectos de permitir la migración hacia nuevas
tecnologías de almacenamiento.
Los organismos estatales deberán asegurar en forma permanente el buen
funcionamiento de los dispositivos de lectura de los medios empleados,
atendiendo especialmente al posible desuso de los mismos, en cuyo caso,
si es necesario, deberá establecerse en forma eficiente y prematura una
migración de los documentos hacia otra tecnología.
Cuando se adopte una nueva tecnología de almacenamiento, la misma deberá
permitir la migración de los datos existentes de forma confiable y
económica, previniéndose respecto de la posible pérdida de calidad, o
bien, optar por la selección de otra tecnología compatible con la actual
que involucre mejoras comparativas. La nueva tecnología deberá contar,
además, con el aval de la Oficina Nacional del Servicio Civil y de la
Comisión Nacional de Informática. Cada organismo deberá establecer
mecanismos de migración para un eventual traspaso de la información de
una tecnología a la otra, en caso de que no sean compatibles o de que se
verifique el desuso de la actual.
Se recomienda la duplicación de la información en distintas tecnologías
a efectos de una mayor seguridad, en especial para el caso de documentos
que por su importancia requieran mayores exigencias en cuanto a su
preservación.