AUTORIZACION DE FOTOCOPIAR EXPEDIENTES




Promulgación: 06/05/1976
Publicación: 13/05/1976
  • Registro Nacional de Leyes y Decretos:
  •    Tomo: 1
  •    Semestre: 1
  •    Año: 1976
  •    Página: 996
Reglamentario/a de:
      Ley Nº 14.106 de 14/03/1973 artículo 688,
      Ley Nº 13.318 de 28/12/1964 artículo 242.
Referencias a toda la norma
Visto: la necesidad de reglamentar el empleo de la microfilmación y de la
fotocopia.

Considerando: que el artículo 688º de la ley 14.106 de 14 de mayo de 1973
autoriza el empleo de la copia fotográfica y microfilmada de los
expedientes y demás documentos archivados en todas las dependencias del
Estado y demás Organismos Públicos, así como la destrucción de los
documentos originales.

Atento: a lo establecido en el artículo 688º de la ley 14.106 de 14 de
mayo de 1973 y el artículo 92º del decreto 640º de 8 de agosto de 1973,

El Presidente de la República actuando en Consejo de Ministros

                              DECRETA:

I - DEL EMPLEO DE LA FOTOCOPIA Y DE LA COPIA MICROFILMADA

Artículo 1

Autorízase el empleo de la fotocopia y de la copia microfilmada de los
expedientes y demás documentos archivados en todas las dependencias del
Estado y demás Organismos Públicos. Dichas copias tendrán la misma validez
que el documento original a todos los fines para los que éste fuese
empleado, sustituyéndolo con idéntico valor legal, siempre que estuvieren
debidamente autenticadas. (*)

(*)Notas:
Ver en esta norma, artículos: 5, 12 y 15.

Artículo 2

La copia microfilmada comprenderá las siguientes microformas: rollo,
microficha y tarjeta de apertura. A los efectos legales, se considera
microficha la producida por máquina específica para estos fines.

Artículo 3

La fotocopia comprenderá tanto la tomada directamente del documento
original como la ampliación de la microforma.

II - DE LA AUTENTICACION

Artículo 4

Los Directores de División o los funcionarios que ejerzan cargos de nivel
equivalente o superior, o quienes los subroguen, autenticarán con sus
firmas las actas referidas en los artículos siguientes, en oportunidad de
la microfilmación de los documentos de sus dependencias. Asimismo al solo
efecto de responsabilidad interna deberá firmar el acta de autenticación,
el funcionario encargado de la microfilmación.

Artículo 5

El rollo de microfilme y la microficha, para adquirir el valor legal a que
se refiere el artículo 1º de este reglamento, no deberán tener ningún tipo
de alteración excepto las admitidas en el presente decreto.

Artículo 6

El rollo de microfilme y la microficha deberán ser comenzados por un acta
de apertura y terminados por un acta de cierre debidamente autenticados.
(*)

(*)Notas:
Ver en esta norma, artículos: 7, 8, 10 y 11.
Referencias al artículo

Artículo 7

El acta de apertura del rollo de microfilm a que se refiere el artículo 6º
de este reglamento deberá contener:

a)   Número de rollo.

b)   Nombre del Estado, de la localidad, Dependencia u Organismo donde se
     realiza la microfilmación.

c)   Fecha de iniciación de la microfilmación.

d)   Denominación de la documentación a contener.

e)   Características, número o identificación del último documento
     microfilmado.

f)   Firmas autenticantes.

Artículo 8

El acta de cierre del rollo de microfilme a que se refiere el artículo 6º
de este reglamento deberá contener:

a)   Número de rollo.

b)   Nombre del Estado, de la localidad, Dependencia u Organismo donde se
     realiza la microfilmación.

c)   Fecha de terminación de la microfilmación.

d)   Características, número o identificación del último documento
     microfilmado.

e)   Observaciones constatadas durante la microfilmación.

f)   Firmas autenticantes.

Artículo 9

Cuando se emplee rollo de sistema doble, al finalizar la primera pista o
líneas de imágenes, el Encargado de la microfilmación so pena de nulidad
deberá dejar constancia de ello bajo su firma, así como de la iniciación
al comenzar la siguiente.

Artículo 10

El acta de apertura de la microficha a que se refiere el artículo 6º de
este reglamento deberá contener:

a)   Número o identificación de la microficha.

b)   Nombre del Estado, de la localidad, Dependencia u Organismo donde se
     realiza la microfilmación.

c)   Fecha de iniciación de la microfilmación.

d)   Denominación de la documentación a contener.

e)   Características, número o identificación del primer documento
     microfilmado.

f)   Firmas autenticantes.

Artículo 11

El acta de cierre de la microficha a que se refiere el artículo 6º de este
reglamento deberá contener:

a)   Fecha de terminación de la microfilmación.

b)   Formato de la microficha.

c)   Número de exposiciones.

d)   Características, número o identificación del primer documento
     microfilmado.

e)   Observaciones constatadas durante la microfilmación.

f)   Firmas autenticantes.

Artículo 12

La tarjeta de apertura, para adquirir el valor legal a que se refiere el
artículo 1º de este reglamento, no deberá tener ningún tipo de alteración
excepto la admitida en el presente decreto. (*)

(*)Notas:
Ver en esta norma, artículo: 15.

Artículo 13

La tarjeta de apertura deberá contener un acta debidamente autenticada
dispuesta en el ángulo superior izquierdo de la toma. (*)

(*)Notas:
Ver en esta norma, artículos: 14 y 15.

Artículo 14

El acta de la tarjeta de apertura referida en el artículo precedente
deberá contener:

a)   Fecha de la microfilmación.
b)   Formato de la película utilizada.
c)   Firmas autenticantes.

Artículo 15

Las microfichas resultantes de aquellos equipos que microfilman toda el
área en una sola toma, para adquirir el valor legal a que se refiere el
artículo 1º de este reglamento, deberán contener un acta conforme a lo
establecido en los artículos 12º y 13º del presente reglamento.

Artículo 16

Cuando se microfilmen documentos y el microfilme deba presentarse fuera
del Inciso a que pertenece el documento original, deberá estar autenticado
además, por los funcionarios que ejerzan la representación del Inciso.

Artículo 17

Los Directores de División o los funcionarios que ejerzan cargos de nivel
equivalente o superior o quienes los subroguen, autenticarán con sus
sellos o firmas las fotocopias de los documentos de sus dependencias.
Deberá asimismo dejar constancia de la fecha, lugar y repartición en que
se realice la fotocopia. Cuando la fotocopia consista en una ampliación
del microfilme se requerirá además, para su autenticación, la ubicación de
la microforma que la generó.

Artículo 18

Cuando la fotocopia deba presentarse fuera del Inciso a que pertenece el
documento original, deberá estar autenticada además, por los funcionarios
que ejerzan la representación del Inciso.

III - DE LA CONSTITUCION MATERIAL DE LA PELICULA Y LA FOTOCOPIA

Artículo 19

La microfilmación de documentos de cualquier especie será realizada en
película negativa de sales de halogenuros de plata, especialmente
realizadas para microfilmación, con o sin perforación, con el mínimo de
180 líneas por milímetro cuadrado de definición, con soporte de acetato o
poliester, en rollos, microfichas o tarjetas de apertura y pudiéndose
reproducir las imágenes de los documentos en los sistemas simples
simultáneo o doble.

Artículo 20

Se entiende por sistema simple el que produce una sola pista o líneas de
imágenes en la película; se entiende por sistema doble el que produce una
doble pista o líneas de imágenes en forma independiente sobre la película
y, se entiende por sistema simultáneo aquel que produce una doble pista o
líneas de imágenes en forma simultánea sobre la película.

Artículo 21

Las fotocopias producidas por técnicas de copiado directo del documento
original, deberán efectuarse sobre materiales que aseguren su integridad
poniendo en evidencia las posibles alteraciones de la documentación
reproducida. A esos efectos se emplearán papeles emulsionados y en caso de
emplearse papel común éste deberá ajustarse a especificaciones de
seguridad tales como fondo de color, reticulados o toda otra
característica que proteja su contenido.

IV - DEL MICROFILMADO

Artículo 22

Al microfilmar documentos en rollos o microfichas se comenzará por el acta
de apertura, se continuará con el primer documento inmediatamente
posterior a ésta, se proseguirá con la documentación en el orden
establecido y se finalizará con el acta de cierre inmediatamente después
del último documento microfilmado.

Artículo 23

Cuando se microfilman documentos cuyo tamaño obliga a efectuar tomas
parciales, será obligatoria la repetición de una parte de la imagen
anterior en cada imagen subsiguiente, de modo que se pueda identificar por
superposición la continuidad entre las secciones adyacentes microfilmadas.

V - DE LAS ANULACIONES

Artículo 24

Cada vez que sea necesario se podrán realizar anulaciones de toma del
microfilme mediante un perforado pequeño, preferentemente en el centro de
la película. Esto se realizará de tal manera que no afecte totalmente la
imagen y permita leer sectores parciales para su comprobación. El citado
perforado podrá ser un punto o más formando símbolos o códigos o siglas.

Artículo 25

Las tomas que se efectúen por correcciones en las microformas deberán
estar precedidas por actas de autenticación que especifiquen los motivos
de dicha repetición.

VI - DEL PROCESAMIENTO DE PELICULAS

Artículo 26

Para el procesamiento de películas de microfilmación deberán utilizarse
procedimientos que aseguren al microfilme su alto poder de definición,
densidad y estabilidad química, a los efectos de su permanencia en los
archivos.

VII - DEL CONTROL DE CALIDAD

Artículo 27

Se controlará el microfilme inmediatamente del procesamiento para
comprobar irregularidades en el proceso de microfilmación que puedan
afectar directa o indirectamente la integridad de la imagen microfilmada.

Artículo 28

No podrá archivarse el microfilme si se comprueba alteraciones químicas u
ópticas en la película.

Artículo 29

Los controles del microfilme se registrarán en un libro que se llevará al
efecto y estará bajo la responsabilidad del Encargado de la
microfilmación.

VIII - DEL ARCHIVO

Artículo 30

Los microfilmes negativos y positivos de los documentos serán conservados
por igual plazo que el exigido por la ley para los documentos originales.

Artículo 31

Cuando se establezcan sistemas que contengan "Archivo de Consulta" deberán
estar respaldados por un "Archivo de Seguridad".

Artículo 32

El "Archivo de Seguridad" a que se refiere el artículo precedente deberá
estar en otro edificio que el "Archivo de Consulta" o bajo condiciones que
lo preserven de todo riesgo de destrucción. Los locales empleados a tales
efectos deberán reunir condiciones específicas para la conservación del
microfilme.

Artículo 33

Sólo se utilizará el "Archivo de Seguridad" cuando haya necesidad de
duplicación para la reposición del microfilme en el "Archivo de Consulta".

Artículo 34

El Poder Ejecutivo podrá disponer la creación de un "Archivo Central de
Seguridad".

IX - DE LA DESTRUCCION DE DOCUMENTOS

Artículo 35

Autorízase la destrucción de los documentos archivados una vez
microfilmados, teniéndose en cuenta las necesidades de cada Organismo y
dependencias del Estado, sin perjuicio de lo establecido en la ley 14.040
de 20 de octubre de 1971 y del decreto 536/972 de 1º de agosto de 1972.

Los originales de valor histórico, cultural o de otro valor intrínseco,
una vez microfilmados, serán enviados para su guarda o custodia a la
repartición pública especializada en la materia.

Artículo 36

La destrucción de documentos microfilmados se efectuará una vez que se
compruebe que el microfilme haya cumplido con todo lo prescrito en el
presente reglamento y de acuerdo a las normas impartidas por la Comisión a
que se refiere el artículo 40º de este decreto. En tal caso se labrará un
acta en un libro llevado especialmente a esos efectos firmada por el
responsable de la microfilmación y por el jerarca de la repartición a que
pertenece el documento a destruir. (*)

(*)Notas:
Ver en esta norma, artículo: 37.
Referencias al artículo

Artículo 37

El acta referida en el artículo precedente deberá contener:

a)   Nombre, fecha e identificación de los documentos que se destruyan.

b)   Cantidad de documentos que se destruyen.

c)   Ubicación en el microfilme de los documentos que se destruyen.

d)   Lugar, repartición y fecha de la destrucción de los documentos.

Artículo 38

Cuando se proceda a la destrucción de documentos una vez microfilmados se
empleará a esos efectos máquinas específicas o algún otro procedimiento
que impida la identificación de su contenido.

Artículo 39

El papel que resulte de la destrucción de documentos realizada en la forma
indicada precedentemente, podrá ser vendido de acuerdo a las normas
establecidas en el Proyecto de Ley de Contabilidad y Administración
Financiera puesto en vigencia por el decreto 104/968 de 6 de febrero de
1968 y disposiciones modificativas.

Artículo 40

Créase una Comisión integrada con un representante de la Oficina Nacional
del Servicio Civil que la presidirá, del Archivo General de la Nación, de
la Comisión del Patrimonio Histórico, Artístico y Cultural de la Nación,
del Poder Legislativo y del Poder Judicial, la que tendrá como cometido
establecer las características de los documentos a conservar, debiendo
expedirse dentro de los 180 días a partir de la fecha de promulgación de
este decreto.
Referencias al artículo

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 41

Toda instalación de sistema de microfilmación así como la compra de
equipos a esos efectos deberá contar con el asesoramiento previo y
favorable de la Oficina Nacional del Servicio Civil.

Si pasados 30 días de recibida la solicitud de asesoramiento, la Oficina
Nacional del Servicio Civil no se ha expedido, se considerará que su
informe es favorable. (*)

(*)Notas:
Ver en esta norma, artículo: 42.

Artículo 42

La Oficina Nacional del Servicio Civil respecto a lo dispuesto en el
artículo precedente, recabará asesoramiento de una Comisión especialmente
creada a esos efectos integrada con 3 (tres) Miembros, 1 (uno) por la
Oficina Nacional del Servicio Civil que ejercerá la presidencia y los 2
(dos) restantes elegidos entre los encargados de servicios de
microfilmación de los diversos organismos públicos.

Artículo 43

Lo estipulado en el presente reglamento se adecuará en el futuro a las
variaciones que registran las normas de organismos internacionales tales
como I.S.O. Y A.S.A. en materia de microfilmación.

Artículo 44

(Transitorio).- La microfilmación realizada con anterioridad a la vigencia
de este decreto, se considerará con idéntico valor que los documentos
originales aunque no estén autenticados en la forma estipulada por esta
norma, siempre que haya sido realizada con los aparatos adecuados y con
los materiales especificados en este reglamento y conste la fecha de
microfilmación. En caso de impugnación los documentos así microfilmados
servirán de principio de prueba por escrito.

Artículo 45

Comuníquese, publíquese, etc.

BORDABERRY - HUGO LINARES BRUM - JUAN CARLOS BLANCO - ALEJANDRO VEGH
VILLEGAS - WALTER RAVENNA - DANIEL DARRACQ - EDUARDO CRISPO AYALA -
ADOLFO CARDOSO GUANI - JOSE E. ETCHEVERRY STIRLING - MARIO ARCOS PEREZ -
JULIO EDUARDO AZNAREZ - FEDERICO SONEIRA
Ayuda