VISTO: Lo dispuesto por la Ley N° 18.220 de 20 de diciembre de 2007.
RESULTANDO: Que la Ley N° 18.220 de 20 de diciembre de 2007 estableció la
regulación de la función archivística a nivel nacional y creó el Sistema
Nacional de Archivos.
CONSIDERANDO: I) Que es necesario reglamentar la referida norma que
habilite las condiciones de su aplicación.
II) Que el presente texto fue elaborado por un Grupo de Trabajo ad hoc
integrado por expertos en archivología.
III) La Dirección del Archivo General de la Nación avala la propuesta de
reglamentación.
ATENTO: A lo expuesto, a lo establecido en el Artículo 168 de la
Constitución de la República y a lo informado por el Ministerio de
Educación y Cultura,
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA
-actuando en Consejo de Ministros-
DECRETA:
Ámbito de aplicación-. Este reglamento se aplicará a todos los Archivos
Públicos y a los Archivos Privados que se integren al Sistema Nacional de
Archivos.
CAPÍTULO II - Principios Generales de la Función Archivística
Se deberán respetar los principios generales de la archivología
(archivística):
1- Principio de procedencia y respeto a los fondos.
2- Principio de orden original o natural.
Estructura jerárquica-. El Archivo General de la Nación (AGN) será cabeza
del Sistema Nacional de Archivos y órgano rector de la política
archivística nacional especializada en regular la gestión -conservación,
organización, descripción, selección y difusión- sea cual sea el soporte
en que se encuentren los documentos de archivo.
Grupos de Trabajo Técnicos-. El Archivo General de la Nación formará
grupos de trabajo con profesionales Archivólogos en las diferentes
especialidades: 1) GESTIÓN DOCUMENTAL, 2) NUEVAS TECNOLOGÍAS Y 3)
AUDITORIA.
CAPITULO IV - Implementación del Sistema Nacional de Archivos
Sistema Nacional de Archivos (SNA)-. Será objeto del Sistema Nacional de
Archivos:
a) Diseño y ejecución de las Políticas Archivísticas en todo el
territorio nacional para un adecuado desarrollo del Sistema.
b) Asesoramiento técnico sobre la organización en cualquier medio o
soporte, a todos los archivos que integren o adhieran al Sistema y
establecer un Programa de Gestión Documental a nivel nacional.
c) Establecimiento de proyectos de normalización, terminología y
formatos de descripción archivística nacional, alineados con la
normativa internacional para garantizar la integridad y
conservación del Patrimonio Documental.
d) Coordinación de acciones con instituciones públicas o privadas, a
fin de proceder al rescate y rehabilitación de los documentos, ante
situaciones de emergencias o desastres que pudieran comprometer la
integridad del Patrimonio Documental de la Nación.
Responsabilidad de las Instituciones-. Será responsabilidad
institucional:
a) Contar con profesionales Archivólogos en los archivos y en las
unidades de administración documental de todas las instituciones
públicas.
b) Realizar una organización científica de los documentos en soporte
tradicional o electrónica, mediante la organización de los archivos
de Gestión, Central e Histórico.
c) Promover la generación de espacios físicos, equipamiento y
materiales adecuados para el funcionamiento de los archivos así
como mantener óptimas condiciones medioambientales y de seguridad.
d) Crear un sistema de seguridad y control a fin de evitar la
sustracción y salida ilegal de documentos de los archivos que
forman parte del Sistema Nacional de Archivos.
e) Ninguna institución podrá eliminar documentos sin la previa
consulta al Archivo General de la Nación.
f) No eliminar documentos sin la previa consulta a la Comisión de
Evaluación Documental de la Nación, que funcionará en la órbita del
Archivo General de la Nación.
g) Crear una comisión de evaluación documental institucional, cuyo
cometido será evaluar la documentación existente en la institución
para dar cumplimiento a la normativa vigente en materia de
archivos. (*)
h) Designar a uno de los miembros de la Comisión de Evaluación
Documental Institucional para actuar como nexo con el Archivo
General de la Nación y la Comisión de Evaluación Documental de la
Nación. (*)
Las personas públicas y privadas, integren o no el Sistema Nacional de
Archivos, deberán observar especialmente lo preceptuado por el Artículo 15
literal d) de la Ley N° 14.040 de 20 de octubre de 1971, en cuanto a la
prohibición de la salida del país de determinados documentos e impresos.
(*)Notas:
Literales g) y h) agregado/s por: Decreto Nº 70/015 de 03/02/2015 artículo
1.
Archivos Públicos:
a) Los Archivos Públicos están comprendidos por los archivos
pertenecientes a todos los Poderes del Estado, Instituciones
Públicas, Entes Autónomos, Servicios Descentralizados, Gobiernos
Departamentales, Municipios Locales y Personas Públicas no
estatales.
b) La relación del Sistema Nacional de Archivos con éstos es de
carácter técnico asesor en concordancia con el cumplimiento de la
legislación vigente -Ley N° 18.220 de 20 de diciembre de 2007 del
Sistema Nacional de Archivos-.
c) Al cese de los períodos de gobierno o término de mandato, las
autoridades salientes deberán hacer entrega a las entrantes de la
documentación inactiva o ya tramitada ante escribano público quien
deberá levantar la correspondiente acta de entrega. Asimismo, el
acta a levantarse contendrá el detalle de la documentación activa
que permanecerá en el despacho hasta la finalización de su trámite.
Nuevas Tecnologías:
a) La gestión de los documentos electrónicos en todos los archivos que
integran el Sistema Nacional de Archivos, responderá a una
normalización integral donde se respeten los procedimientos del
tratamiento archivístico tradicional en todas las etapas del ciclo
vital.
b) Se establecerán mecanismos para la migración, en caso de cambio de
soporte, con el fin de evitar la pérdida de patrimonio documental.
Reprografía:
a) Se autorizarán reproducciones de documentos cuando el original no
corra riesgos de deterioro. La misma se realizará por personal
capacitado en la institución o donde se determine por las
autoridades respectivas.
b) Las copias de originales en entorno electrónico, tendrán igual
validez que los documentos originales siempre que quede garantizada
su autenticidad, integridad y conservación.
c) El proceso de microfilmación y digitalización se realizará
atendiendo las razones de: identificación archivística, seguridad,
consulta, complemento, sustitución, difusión y conservación.
d) Los documentos a microfilmar y digitalizar deberán estar
organizados, seleccionados y contar con instrumentos descriptivos
para su identificación y localización.
Conservación:
En el caso que el estado de deterioro comprometa la integridad del
documento, se procederá a la restauración del mismo por el profesional del
área correspondiente, siguiendo los fundamentos técnicos y éticos
delineados por el Sistema Nacional de Archivos y el Consejo Internacional
de Archivos.
Acceso a los documentos de archivo:
La consulta de los documentos de archivo estará determinada por la
legislación vigente en la materia y en especial por la Ley N° 18.331 de 11
de agosto de 2008 -Protección de Datos Personales y Acción de Habeas
Data-, la Ley N° 18.381 de 17 de octubre de 2008 -Derecho de Acceso a la
Información Pública- y sus respectivas reglamentaciones.
Difusión:
Los archivos deberán facilitar los instrumentos de descripción
(inventarios, índices, catálogos, etc.) de sus fondos documentales, así
como divulgar cualquier otra actividad que contribuya a la transparencia
administrativa y el acceso al Patrimonio Documental de la Institución.
Definiciones:
Archivo Administrativo: Todo archivo que reúne los documentos que
corresponden a cualesquiera de las tres primeras etapas de su ciclo vital
(archivo de gestión, archivo central, archivo intermedio). (Diccionario de
Terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos)
Archivo de Gestión: Dentro del ciclo vital de los documentos, es el
archivo de la oficina que reúne su documentación en trámite o sometida a
continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas. En
virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo excepciones,
no pueden custodiar documentos que superen los cinco años de antigüedad.
(Diccionario de Terminología Archivística del Consejo Internacional de
Archivos)
Archivo Histórico: Dentro del ciclo vital de los documentos, es aquél al
que se ha de transferir desde el archivo intermedio la documentación que
deba conservarse permanentemente, por no haber sido objeto de dictamen de
eliminación por parte de la Comisión Superior Calificadora de documentos
Administrativos. También puede conservar documentos históricos recibidos
por donación, depósito, adquisición, etc. (Diccionario de Terminología
Archivística del Consejo Internacional de Archivos)
Archivos Privados: Conjunto orgánico de documentos producidos y/o
recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o
jurídicas en el transcurso de actividades no regidas por el derecho
público. (Diccionario de Terminología Archivística del Consejo
Internacional de Archivos)
Archivos Públicos: Conjunto orgánico de documentos producidos y/o
recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o
jurídicas en el transcurso de actividades administrativas regidas por el
derecho público. Desde el punto de vista de la consulta es aquél cuyos
fondos son accesibles de acuerdo con la reglamentación establecida.
(Diccionario de Terminología Archivística del Consejo Internacional de
Archivos)
Archivólogo: Profesional de nivel superior universitario, que tiene la
responsabilidad de salvaguardar el patrimonio documental de las
instituciones a las que sirve, a través de la definición de políticas
institucionales y nacionales, en cumplimiento de las normas legales y el
derecho de acceso a la información por parte de los ciudadanos, y
desarrollar un marco jurídico que lo respalde.
A partir del diagnóstico de las necesidades informacionales y mediante la
aplicación de metodologías, procedimientos y técnicas de recuperación
documental, en ámbitos reales y virtuales, se ocupan, ya sea en forma
autónoma o integrando equipos multidisciplinarios, de la planificación,
gestión y desarrollo de servicios archivísticos insertos en entornos
institucionales. (Documento interno de la Asamblea del Claustro de la
Escuela Universitaria de Bibliotecología y Ciencias Afines de la
Universidad de la República - Perfil del Archivólogo)
Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar,
por una parte, la preservación o prevención de posibles alteraciones
físicas en los documentos, y, por otra, la restauración de éstos cuando la
alteración se ha producido. (Documento interno de la Asamblea del Claustro
de la Escuela Universitaria de Bibliotecología y Ciencias Afines de la
Universidad de la República - Perfil del Archivólogo)
Digital: Representación de objetos o datos físicos por medio de valores
numéricos diferenciados -discretos o discontinuos-, por lo general valores
numéricos binarios (bits), de acuerdo con un código o convención
preestablecidos. En contraste de una representación analógica de un objeto
o proceso físico, una representación digitalmente codificada nunca se
parece al original. (Glosario InterPARES de Preservación Digital, 2010)
Documento: Información que ha quedado registrada de alguna forma con
independencia de su soporte o características. (Norma Internacional
General de Descripción Archivística - ISAD (G) - 2000)
Documento de Archivo: Información contenida en cualquier soporte y tipo
documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización o
persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su
actividad. (Norma Internacional General de Descripción Archivística - ISAD
(G) - 2000)
Documento de archivo electrónico: Un documento de archivo analógico o
digital consistente en un mensaje elaborado con base en impulsos
electrónicos y que puede ser almacenado en un dispositivo al efecto,
transmitido a través de un canal o red y reconstruido a lenguaje natural o
forma original por medio de un equipo electrónico el cual es indispensable
para poder hacer inteligible el documento de nuevo. (Glosario InterPARES
de Preservación Digital, 2010)
Evaluación Documental: Es un proceso archivístico-administrativo, con
actuaciones archivísticas y trámites administrativos. Sus etapas pueden
ser las siguientes: identificación, valoración, selección, aprobación o
sanción, ejecución o aplicación, control y cuantificación. Afecta a las
series documentales. (Heredia Herrera, 2007)
Expediente: Unidad organizada de documentos reunidos bien por el productor
para su uso corriente, bien durante el proceso de organización
archivística porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El
expediente es generalmente la unidad básica de la serie. (Norma
Internacional General de Descripción Archivística - ISAD (G) - 2000)
Fondo: Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o
soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una
persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y
funciones como productor. (Norma Internacional General de Descripción
Archivística - ISAD (G) - 2000)
Gestión Documental: área de gestión responsable de un control eficaz y
sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la
disposición de documentos de archivo, incluidos los procesos para
incorporar y mantener en forma de documentos la información y prueba de
las actividades y operaciones de la organización. (Norma ISO 15489, Parte
1, Glosario)
Microfilmación: Conjunto de procedimientos asociados a la reproducción de
documentos que tienen como resultado una microforma. (Diccionario de
Terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos)
Microforma: Término genérico que designa todo tipo de soporte fotográfico
(microfilme, microficha, etc.) utilizado para reproducir microimágenes, y
que designa también cada uno de los ejemplares realizados. (Diccionario de
Terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos)
Normalización: Acción y efecto de normalizar. Regularizar o poner en orden
lo que no lo estaba. (Diccionario de la Real Academia Española, 22°
Edición)
Organización: Procedimiento físico e intelectual, así como su resultado,
consistente en analizar y disponer los documentos de acuerdo con los
principios archivísticos. (Norma Internacional General de Descripción
Archivística - ISAD (G) - 2000)
Patrimonio Documental: Totalidad de documentos de cualquier época
generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por
cualquier organismo o entidad de carácter público, por las personas
jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras
entidades públicas y por las privadas, físicas o jurídicas, gestoras de
servicios públicos en lo relacionado con la gestión de dichos servicios.
También los documentos con una antigüedad superior a los cuarenta años,
generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por
las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y
por las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de
carácter privado. Por último, integran el Patrimonio Documental los
documentos con una antigüedad superior a los cien años, generados,
conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o
personas físicas. (Diccionario de Terminología Archivística del Consejo
Internacional de Archivos)
Principio de procedencia y respeto a los fondos: Los fondos de los
archivos deben conservarse organizados científicamente, no debiendo
mezclarse con los fondos procedentes de otras instituciones (cfr.
Schellenberg, 1956; y Heredia Herrera, 1993).
Principio de orden original o natural: es la secuencia y la organización
en que los documentos fueron producidos en la oficina de origen (cfr.
Schellenberg, 1956; y Heredia Herrera, 1993).
Reprografía: Conjunto de procedimientos de copia o microcopia realizados
mediante cualquier tecnología y en distintos soportes. (Diccionario de
Terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos)
Valoración: Procedimiento que permite determinar el calendario de
conservación de los documentos de archivo. (Norma Internacional General de
Descripción Archivística - ISAD (G) - 2000)
Selección Documental: Operación intelectual y material de localización de
las fracciones de serie que han de ser eliminadas o conservadas en virtud
de los plazos establecidos en el proceso de valoración. (Diccionario de
Terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos)
Sistema archivístico: Conjunto de normas e instituciones que participan en
la dirección, seguimiento, coordinación e inspección de los programas para
la conservación, tratamiento y difusión del Patrimonio Documental.
Componen el sistema archivístico los archivos, los servicios
archivísticos, la Administración de archivos, la legislación archivística
y el personal. (Diccionario de Terminología Archivística del Consejo
Internacional de Archivos)
Establécese que los Artículos 2° y 3° del Decreto N° 428/999 de 30 de
diciembre de 1999, se refieren a la Comisión de Evaluación Documental de
la Nación. Esta Comisión se comunicará a través de la Dirección del
Archivo General de la Nación.
Derógase el Artículo 5° del Decreto N° 428/999 de 30 de diciembre de 1999.
Fíjase a todas las dependencias del Poder Ejecutivo, un plazo de un año a
contar de la entrada en vigencia del presente decreto, para la remisión a
la Comisión de Evaluación Documental de la Nación, de los datos requeridos
en el formulario de Tabla de Plazos Precaucionales de Documentos de su
respectiva institución (Art. 1° Dec. N° 428/999 de 30/12/1999).
Precisase que lo dispuesto en el Artículo 1° del Decreto N° 713/974 de 5
de setiembre de 1974, se realizará una vez que los documentos hayan sido
sometidos a evaluación documental conforme al presente Decreto y a la
disponibilidad de espacio físico en el Archivo General de la Nación.