El Registro Nacional de Leyes y Decretos del presente semestre aún no fue editado.
VISTO: el Decreto N° 230/1974, de 26 de marzo de 1974, y normas modificativas, concordantes y complementarias, que regulan las rendiciones de cuentas de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de la República en el exterior;
CONSIDERANDO: que atendiendo al principio de economicidad y a criterios de mejora de gestión y mejor asignación de responsabilidades, se hace necesario adoptar un marco reglamentario que permita una simplificación de los procedimientos, mayor eficiencia y eficacia en la toma de decisiones oportunas, con la correlativa responsabilidad que ello conlleva; una evaluación orientada a la gestión por resultados que reafirme el objetivo de protección y crecimiento del patrimonio público y que se oriente a la búsqueda de generación de valor;
ATENTO: a lo precedentemente expuesto;
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA
DECRETA:
(Principios)
Los principios generales de actuación en materia de gestión y su control, serán los siguientes:
a) Flexibilidad
b) Razonabilidad
e) Ausencia de ritualismo
d) Materialidad frente al formalismo
e) Celeridad
f) Delegación
g) Veracidad salvo prueba en contrario
h) Transparencia
i) Buena fe
Los principios antes mencionados servirán de criterio interpretativo para resolver las cuestiones que puedan suscitarse en la aplicación del presente Decreto.
(Partidas)
Las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de la República acreditadas en el Exterior contarán con las siguientes partidas de funcionamiento:
A- Partida de Arrendamiento.
B- Partida de Contrataciones.
C- Partida de Gestión y Mantenimiento.
D- Partida de Etiqueta.
E- Partida de Ayuda de Vivienda.
Adicionalmente, en situaciones específicas podrán recibir partidas para atender el financiamiento de gastos generados por los siguientes conceptos:
a. Instalación.
b. Reinstalación.
c. Visita Presidencial.
d. Gastos culturales con cargo al Fondo de Cultura.
e. Gastos extraordinarios.
f. Gastos extraordinarios con cargo a fondos de terceros.
(Partida de Arrendamiento)
Tiene como objeto financiar:
a. Alquiler del local de la Misión Diplomática o del local de la
Oficina Consular, incluido el arrendamiento del estacionamiento
siempre que el mismo se encuentre establecido por contrato.
b. Alquiler de la Residencia del Jefe de Misión.
c. Depósito en garantía.
d. Comisiones inmobiliarias.
(Partida de Contrataciones)
Tiene como objeto financiar:
Los gastos derivados de la contratación de personal local en calidad de dependiente, incluyendo dentro de dichos gastos todas las remuneraciones mensuales nominales establecidas, los beneficios sociales y las obligaciones tributarias y de seguridad social patronales que correspondan, de acuerdo con las Leyes y normas laborales del país receptor y del Derecho Internacional aplicable en la materia.
Se admitirán las siguientes contrataciones:
a. Oficial de Cancillería.
b. Personal auxiliar administrativo.
c. Personal de servicio tal como chofer, personal de limpieza,
mensajería, portería y vigilancia. En la Residencia del Jefe de
Misión se admitirá la contratación de hasta dos personas de
servicio para cumplir tareas de cocina, limpieza y afines. En los
casos de Residencias que presenten dimensiones que lo ameriten,
podrá autorizarse la contratación de un número mayor de empleados
de servicio.
(Partida de Gestión y Mantenimiento)
Tiene por objeto financiar los gastos derivados de la adquisición de bienes y servicios que permitan el funcionamiento de la Misión Diplomática u Oficina Consular, a fin de que ésta accione en la búsqueda de alcanzar sus objetivos en materia económica, política, cultural, administrativa y consular, definidos oportunamente y en forma consistente con los lineamientos estratégicos sustantivos contenidos en la planificación quinquenal del Ministerio de Relaciones Exteriores.
5.1 Gastos de Oficina de Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares:
A manera de ejemplo, se mencionan:
a. Adquisición de bienes para equipamiento de la oficina y los costos asociados con su conservación.
b. Gastos en mejoras y mantenimiento permanente de instalaciones en inmuebles cuando sean éstos propiedad del Estado uruguayo o deriven de obligaciones contractuales.
c. Adquisición de publicaciones impresas o en formato digital
d. Adquisición de suministros, útiles de oficina, así como útiles de limpieza y bienes de reposición común por desgaste o roturas.
e. Gastos de servicios de impresiones, financieros, de seguros obligatorios de bienes muebles e inmuebles, de información; de suministro de comunicaciones, energía, gas, agua corriente y potable, calefacción, refrigeración y limpieza; mantenimiento y servicios asociados a gastos comunes, transporte de personas, asesoramiento profesional, servicios inmobiliarios y de mudanzas de oficinas y otros costos asociados a estas últimas.
f. Hasta dos uniformes por año para personal de servicio de Misiones Diplomáticas u Oficinas Consulares.
g. Viajes oficiales dentro de la jurisdicción y concurrencias:
Los viajes oficiales deberán ser justificados, admitiéndose por cada funcionario gastos de traslado y gastos diarios, por concepto de alojamiento, alimentación y traslados internos. En el caso de los últimos tres conceptos mencionados, el gasto diario podrá alcanzar hasta el monto del viático diario fijado por la Organización de las Naciones Unidas para el lugar al cual se realizó el viaje.
h. El importe de hasta 750 (setecientos cincuenta) litros de combustible trimestrales por vehículo para uso oficial de la Misión Diplomática o Consulado General, cuando ésta cuente con un vehículo propiedad del Estado o, sin serlo, éste se encuentre a disposición de la misma.
i. Asistencia consular a compatriotas necesitados, siempre que se encuentre debidamente documentada, y gastos de repatrio con autorización previa de la Cancillería.
j. Gastos vinculados con la realización de eventos de promoción cultural, comercial y de inversiones, siempre que dichos eventos se encuentren consistentemente vinculados con la planificación aprobada por el Ministerio de Relaciones Exteriores.
k. Seguro de un automóvil adquirido por el Jefe de Misión o Cónsul General, puesto al servicio del Estado y cuya póliza anual cubra hasta un máximo de U$S 30.000 (dólares estadounidenses treinta mil), incluyendo responsabilidad civil. Este gasto no podrá ser imputado en el caso que la Misión Diplomática o Consulado General posea un vehículo en propiedad o bajo el régimen de leasing.
5.2 Gastos de Residencia:
Comprenderán exclusivamente:
a. Hasta el 30% (treinta por ciento) del monto de los gastos en servicios de comunicaciones. En casos debidamente fundados, y mediando resolución favorable del Ministerio de Relaciones Exteriores, podrá incrementarse el porcentaje anteriormente mencionado.
b. Hasta el 50% (cincuenta por ciento) de los montos por gastos de servicios de seguridad, electricidad, gas, agua corriente, calefacción, refrigeración, gastos comunes e impuestos y/o tributos locales vinculados a la Residencia cuando pudieren corresponder. En caso de que la Residencia sea propiedad del Estado la imputación ascenderá hasta el 80% (ochenta por ciento).
c. La adquisición de bienes muebles necesarios para el correcto funcionamiento de la Residencia como normal extensión física del ámbito de trabajo de la Misión Diplomática.
5.3 Procedimiento de compras
La adquisición de bienes y suministros, y la contratación de servicios, se realizarán en forma directa. Cuando el monto total de la compra de bienes y suministros o la contratación de servicios supere la suma de U$S 2.000 (dólares estadounidenses dos mil) deberá realizarse un procedimiento de solicitud de precios. Dicho procedimiento constará de:
a. Solicitud de tres presupuestos. En caso de no ser posible obtener ese número de cotizaciones, deberá justificarse.
b. Selección del proveedor entre los tres cotizantes, y adjudicación de la compra.
c. Adjuntar toda la documentación del proceso a la factura y recibo, o boleta de contado correspondiente.
El monto establecido en el inciso primero del artículo 5.3 será revisado en forma anual por la Dirección Financiero Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores. Dicha Dirección podrá sugerir su actualización, la que se dispondrá mediante Resolución del Ministro de Relaciones Exteriores.
(Partida de Etiqueta)
Esta Partida será destinada únicamente a financiar gastos realizados por los Jefes de Misión o Cónsules Generales y por los funcionarios diplomáticos a su cargo, en el marco del objetivo general de profundizar los lazos y relaciones con las instituciones y agentes relevantes del Estado receptor.
Podrán imputarse los siguientes gastos:
a. Recepciones, desayunos de trabajo, almuerzos, cenas y demás
eventos protocolares análogos inherentes a las funciones
diplomáticas.
b. Contratación de personal adicional, independiente y eventual.
c. Gastos de comestibles, bebidas y arreglos florales en cantidades
razonables y consistentes con el evento de que se trate en caso
de desayunos de trabajo, almuerzos y cenas en las residencias de
los funcionarios diplomáticos.
d. Atenciones derivadas de la función diplomática, debidamente
fundamentadas, indicando en todos los casos, motivo, beneficiario
y actividad que desempeña.
e. Cuotas o contribuciones al Cuerpo Diplomático o Consular
acreditado.
(Partida de Ayuda de Vivienda)
Esta Partida será destinada a financiar, de acuerdo al marco legal y reglamentario vigente, los gastos relacionados al arrendamiento de las residencias del personal diplomático, administrativo y profesional destinado desde Montevideo a cumplir funciones en el exterior.
(Sujetos obligados a rendir)
Los Jefes de Misión y los Jefes de las Oficinas Consulares, son los ordenadores de gasto y de pagos en el ámbito de su respectiva Misión Diplomática u Oficina Consular hasta el monto de las Partidas que les han sido asignadas, y deben rendir cuenta documentada de los fondos recibidos en todas y cada una de ellas sin excepción.
Las Partidas se rendirán en forma trimestral, salvo las correspondientes a Instalación y Reinstalación, en las monedas en las que opere la Misión Diplomática u Oficina Consular, no pudiendo compensarse déficits de unas con los superávits de otras.
Al finalizar el ejercicio económico, si hubiera superávit, éste deberá ser descontado antes del 30 de junio del año siguiente por parte de la Dirección Financiero Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores. No obstante lo cual, la Dirección Financiero Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores podrá dejar a disposición de la Misión Diplomática u Oficina Consular saldos superavitarios por hasta el monto de una Partida de Gestión y Mantenimiento trimestral, a los efectos de la utilización transitoria de los mismos por razones financieras.
Cuando los gastos anuales superen las asignaciones establecidas en la Partida que corresponda, el déficit será de cargo del Jefe de Misión o Jefe de la Oficina Consular, salvo lo previsto en el artículo 11.
Los gastos de las Secciones Consulares debidamente avalados por su Jefe, serán atendidos por la Misión Diplomática. Los gastos financieros por transferencias bancarias de recaudación consular serán descontados de dichas transferencias, y no deberán financiarse con la Partida de Gestión y Mantenimiento.
(Registro)
Los gastos que se efectúen con cargo a las partidas asignadas, deberán ser registrados en el sistema contable proporcionado y administrado por la Dirección Financiero Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores, en la forma y modo que dicha Dirección disponga.
Los comprobantes originales de respaldo de los registros realizados deben numerarse y archivarse de acuerdo al orden de los registros efectuados, estarán traducidos al español y deben ser firmados por el Jefe de Misión o Jefe de la Oficina Consular.
Solo se admitirán gastos menores sin respaldo documental hasta por un monto del 5% (cinco por ciento) de la Partida de Gestión y Mantenimiento trimestral con un tope máximo mensual de U$S 1000 (dólares estadounidenses mil) no acumulables. En estos casos, el Jefe de Misión o Jefe de la Oficina Consular deberá adjuntar una constancia con detalle del gasto realizado, y la razón por la cual no se respalda el mismo con la documentación de estilo.
(Operaciones en moneda extranjera)
En el caso de las Misiones Diplomáticas u Oficinas Consulares que operan en moneda extranjera y en moneda local, cada vez que se realicen conversiones, se deberá incorporar a las Rendiciones de Cuentas el comprobante de la operación de cambio de moneda expedido por la Institución habilitada.
En los casos de las Misiones Diplomáticas u Oficinas Consulares que tengan sus Partidas fijadas en moneda local y éstas sean giradas en moneda extranjera, de generarse ganancias o pérdidas por diferencia de tipo de cambio, las mismas se registrarán al momento de la conversión con cargo a la Partida de Gestión y Mantenimiento.
(Gastos extraordinarios)
Cuando se incurra en gastos extraordinarios por orden del Ministerio de Relaciones Exteriores que superen las posibilidades de las Partidas asignadas, el Jefe de Misión o el Jefe de la Oficina Consular en su caso, deberá comunicar al Ministerio de Relaciones Exteriores dicha circunstancia dentro del ejercicio económico en el cual se realice la erogación.
Cuando medien razones de urgencia que originen gastos no previstos y no se cuente con financiamiento en las Partidas asignadas, se deberá comunicar dentro de los diez días corridos posteriores a la erogación realizada dicha situación, y el Ministerio de Relaciones Exteriores evaluará el financiamiento de los mismos si lo considera pertinente.
(Requisitos para la Rendición de Cuentas)
La Rendición de Cuentas trimestral, por cada moneda, se considerará entregada formalmente cuando se cumplan simultáneamente todos los siguientes requisitos:
a. Se encuentren incorporados electrónicamente los comprobantes originales de todos los registros realizados en el sistema contable.
b. El registro mensual se encuentre confirmado en el sistema contable proporcionado por la Dirección Financiero Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores.
c. La Declaración Jurada mensual firmada y sellada por el Jefe de Misión o Jefe de la Oficina Consular se encuentre incorporada electrónicamente en el sistema.
d. La conciliación bancaria realizada y cerrada correctamente tenga incorporado electrónicamente el estado de cuenta bancario.
e. El Estado de Situación Financiera mensual realizado, firmado y sellado por el Jefe de la Misión Diplomática o Jefe de la Oficina Consular, este incorporado electrónicamente en el sistema.
(Plazo para su presentación y documentación de respaldo)
Las Rendiciones de Cuentas, tendrán un plazo máximo para su presentación de 20 (veinte) días corridos una vez finalizado el respectivo trimestre.
En atención a lo dispuesto por el artículo 8 de la Ordenanza No. 77 del Tribunal de Cuentas de la República, de 29 de diciembre de 1999, la documentación permanecerá archivada en poder de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares por un período no menor a 10 (diez) años, y de forma tal que se pueda proceder a su revisión o consulta en cualquier momento. En lo casos en que sea necesario se solicitará la remisión de la misma al Ministerio de Relaciones Exteriores.
(Omisión de rendir cuentas)
La no presentación en tiempo y forma de la Rendición de Cuentas dará lugar a la retención del 50% (cincuenta por ciento) de las retribuciones personales del Jefe de Misión o Jefe de la Oficina Consular, hasta tanto se dé cumplimiento a la misma.
(Competencia del control)
El control de las Rendiciones de Cuentas le compete al Ministerio de Relaciones Exteriores, y será realizado a través de su Dirección Financiero Contable.
(Forma de control)
El control no constituirá un examen de Auditoría, de acuerdo a Normas de Auditoría generalmente aceptadas para emitir un Dictamen. En particular, se deberá asegurar que el mismo fue realizado siguiendo las normas internacionales aplicables a los trabajos para atestiguar, a las disposiciones establecidas en la Ordenanza No. 77 del Tribunal de Cuentas de la República, de 29 de diciembre de 1999, y a las normas establecidas por la Contaduría General de la Nación.
La Dirección Financiero Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores, por razones de materia y competencia, será la responsable del correcto y estricto cumplimiento de lo establecido en el párrafo precedente, y de fijar en forma clara y precisa el protocolo de actuación en la materia.
En el cometido de sus funciones, la Dirección Financiero Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores podrá, en forma directa, requerir a los Jefes de Misión o Jefes de Oficinas Consulares toda la información o documentación complementaria de las Rendiciones de Cuentas que le fuera presentada para su control, a fin de poder cumplir cabalmente con sus objetivos.
(Misiones de apoyo)
El Ministerio de Relaciones Exteriores podrá planificar en forma anual hasta un máximo de 10 (diez) misiones de apoyo y mejora de la gestión de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares en el exterior.
(Responsables)
El alta y la baja de los bienes del inventario en el sistema de registro que disponga el Ministerio de Relaciones Exteriores, deberá realizarse por las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares, bajo la exclusiva responsabilidad del Jefe de Misión o el Jefe de la Oficina Consular.
(Criterios de ingreso)
A los efectos del ingreso de bienes al inventario de la Misión Diplomática, Residencia u Oficina Consular, se considerará que los mismos cumplan con tres condiciones simultáneamente:
a. Que sean propiedad del Estado.
b. Que su vida útil estimada sea igual o mayor a un año.
c. Que su valor monetario, cultural o artístico justifique su inclusión.
(Baja de los inventarios y destino de los bienes)
Los bienes que se hallen en desuso, o cuyo cambio sea necesario en razón de su estado o de su inadecuación, podrán ser dados de baja previa solicitud al Ministerio de Relaciones Exteriores, y luego de que éste se haya expedido al respecto. La solicitud, debidamente fundamentada, estará acompañada de una relación de los bienes a disponer, el motivo de la baja y el destino que se le dará a los mismos.
En caso de proceder a la venta de los bienes autorizados a dar de baja, los importes resultantes se verterán a los fondos destinados para la Partida de Gestión y Mantenimiento, incluyéndose en la respectiva Rendición de Cuentas. El equivalente de dichos importes será deducido por la Dirección Financiero Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores de la Partida de Gestión y Mantenimiento, en futuras remesas a girarle a la Misión Diplomática o la Oficina Consular que haya efectuado la venta.
(Contenido del Acta)
Cuando se produzcan cambios de Jefe de Misión o Jefe de la Oficina Consular por término de misión, misión de servicio o fin de encargaduría, el responsable saliente y quien asuma sus funciones deberán redactar un Acta donde conste:
1. Fecha de entrega de la Misión Diplomática o la Oficina Consular.
2. Nombre de Jefe de Misión o Jefe de Oficina Consular subrogado y
subrogante.
3. Saldo detallado de las partidas mencionadas en el artículo 2°, el
que resultará de los registros contables a la fecha de entrega.
4. Superávit y déficit de ejercicios anteriores detallados por año.
5. Estimación de las cuentas pendientes de pago del trimestre, a la
fecha de cese de funciones.
6. Saldo bancario y conciliación bancaria a la fecha de cese de
funciones.
7. Saldo en efectivo y arqueo de caja a la fecha de cese de
funciones.
8. Constancia de entregar y recibir los registros contables cerrados
a la fecha de entrega, y la conformidad con los mismos por ambas
partes.
9. Constancia de entregar y recibir las disponibilidades financieras
y todos los valores existentes que fueran declarados de
conformidad por ambas partes.
10. Constancia de entregar y recibir la Declaración Jurada de
utilización de recursos financieros hasta la fecha de entrega.
11. Constancia de entregar y recibir los registros de inventario, de
conformidad por ambas partes.
12. Constancia de entregar y recibir los registros de incidencias del
personal contratado localmente, donde conste el detalle por año o
por los períodos que corresponda de los días de licencia
generados y no gozados por los funcionarios, con nota de
conformidad de estos últimos en relación a los saldos
declarados.
13. Todas aquellas discrepancias que existan entre el funcionario que
entrega la Misión Diplomática u Oficina Consular y el que la
recibe.
(Responsabilidad por saldos deficitarios)
Cuando los saldos financieros y contables correspondientes a las partidas del ejercicio en el cual se hace entrega de la Misión Diplomática u Oficina Consular sean insuficientes para atender las obligaciones que correspondan al trimestre en cuestión, el Jefe de Misión o Jefe de la Oficina Consular saliente deberá integrar los fondos faltantes a tales fines en un plazo de 60 (sesenta) días corridos, a contar desde la notificación que le efectúe la Dirección Financiero Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Vencido el plazo establecido sin que se haya hecho efectivo el reembolso, y hasta tanto se cumpla con dicha obligación, el funcionario responsable no podrá hacer uso de la licencia extraordinaria a que refiere el artículo 128 de la Ley No. 13.318 de 28 de diciembre de 1964 en la redacción dada por el artículo 267 del Decreto Ley No. 14.189 de 30 de abril de 1974, ni ser destinado nuevamente a prestar funciones en el exterior.
(Partida de Instalación)
Los funcionarios del Servicio Exterior que reciban la partida establecida por el literal B) del artículo 76 de la Ley No. 12.802 del 30 de noviembre de 1960, en la redacción dada por el artículo 268 de la Ley No. 19.355 de 19 de diciembre de 2015, deberán rendir cuenta documentada del 50% (cincuenta por ciento) de la misma correspondiente a gastos de instalación de la Residencia y Misión Diplomática, en un plazo menor a los seis meses de recibida la misma.
La Rendición de Cuentas realizada a través del sistema contable que establezca la Dirección Financiero Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores deberá ser acompañada de Acta que contenga:
1. Motivo fundado de las compras.
2. Detalle de bienes adquiridos.
3. Detalle de gastos de acondicionamiento de la Residencia del Jefe de Misión y los locales de la Misión Diplomática, a saber: pintura, empapelado, reparación de las instalaciones, encerado de pisos y limpieza general. En caso de inmuebles arrendados, estos gastos serán admitidos siempre que se efectúen al tiempo de ocupar el inmueble y en cuanto tales gastos no sean de cargo del propietario.
4. Ubicación física y constancia de alta en el sistema de inventarios si ello corresponde, de los bienes adquiridos.
5. Costo detallado de cada adquisición, acompañando el mismo de las boletas de contado o de las facturas y recibos correspondientes a cada gasto.
Podrán financiarse con la mencionada partida los gastos asociados por el traslado desde el lugar de adquisición de los bienes hasta los locales de la Misión Diplomática y de la Residencia del Jefe de Misión, y la instalación de los mismos.
En ningún caso se admitirán adquisiciones relativas a higiene y cuidado personal.-
(Partida de Reinstalación)
Aquel Jefe de Misión o Jefe de la Oficina Consular que solicite y se le remita la partida establecida por el artículo 79 de la Ley No. 12.802 de 30 de noviembre de 1960 podrá hacer uso de la misma exclusivamente para el equipamiento de los locales de la Misión Diplomática u Oficina Consular.
La solicitud de la mencionada partida se realizará mediante informe que contendrá:
1. Motivo fundado de las compras.
2. Detalle de bienes a adquirir.
3. Detalle de gastos de traslado e instalación de los bienes.
4. Ubicación física de los bienes
5. Presupuesto detallado del costo de cada adquisición.
La Rendición de Cuentas de la suma liquidada será presentada dentro de los seis meses de su efectivo recibo a través del sistema contable que establezca la Dirección Financiero Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Podrán financiarse con la mencionada partida los gastos asociados por el traslado desde el lugar de adquisición de los bienes hasta los locales de la Misión Diplomática u Oficina Consular, y la instalación de los mismos.
(Aplicación de las Partidas y Rendición de Cuentas)
Las asignaciones establecidas según las necesidades, circunstancias y objetivos definidos para atender Visitas Presidenciales, actividades culturales, gastos extraordinarios, y gastos extraordinarios con cargo a fondos de terceros, serán aplicadas únicamente para el financiamiento de todos los gastos vinculados a los fines dispuestos en las mismas.
Se deberá rendir cuenta documentada de las partidas recibidas a través del sistema contable proporcionado por la Dirección Financiero Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores, aplicando en lo que corresponda lo establecido en el presente Decreto.
(Derogaciones)
Derógase el Decreto No. 230/74 de 26 de marzo de 1974 y sus modificativos, así como todas aquellas disposiciones que se opongan al presente Decreto.