REGLAMENTACION DE LA LEY 18.600 RELATIVA AL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO ELECTRONICO DESARROLLADO EN LOS ORGANOS DE LA ADMINISTRACION CENTRAL




Promulgación: 03/09/2013
Publicación: 09/09/2013
  • Registro Nacional de Leyes y Decretos:
  •    Tomo: 1
  •    Semestre: 2
  •    Año: 2013
  •    Página: 688
Reglamentario/a de: Ley Nº 18.600 de 21/09/2009.
Referencias a toda la norma
VISTO: la necesidad de regular el procedimiento administrativo
electrónico.

RESULTANDO: I) que la creciente utilización de medios electrónicos en la
actividad administrativa, así como en el relacionamiento con la
ciudadanía, impone la adecuación del marco normativo que es aplicable a la
Administración Central,

II) que resulta fundamental la utilización del expediente electrónico en
el procedimiento administrativo.

CONSIDERANDO: I) que los avances de las tecnologías de la información y de
la comunicación hacen posible la mejora de la gestión y posibilitan que la
Administración Central brinde sus servicios en forma más efectiva,
eficiente y transparente, mejorando la calidad de la comunicación y el
relacionamiento con la ciudadanía,

II) que se debe brindar la posibilidad que todas las actuaciones
comprendidas en los expedientes, puedan ser realizadas a través de medios
electrónicos,

III) que la incorporación de estas herramientas permiten garantizar la
seguridad de los procedimientos administrativos electrónicos habilitando
la realización de trámites sin necesidad de desplazarse a las oficinas
públicas, lo cual redundará en ahorro de tiempo y recursos públicos.

ATENTO: a lo precedentemente expuesto y a lo dispuesto en el artículo 168
ordinal 4° de la Constitución de la República y en la Ley N° 18.600, de 21
de setiembre de 2009,

                      EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA
                    -actuando en Consejo de Ministros-

                                 DECRETA:

                   

Capítulo I - Disposiciones Generales
								

Artículo 1

 Ámbito de aplicación. Las disposiciones del presente Decreto alcanzan a
todo procedimiento administrativo electrónico desarrollado en los órganos
de la Administración Central.

Artículo 2

 Definiciones. A los efectos del presente Decreto se entiende por:

A) Actuación Administrativa Electrónica: aquélla producida por un sistema
informático estatal sin necesidad de intervención de una persona física en
cada caso singular, que incluye la producción de actos de trámite,
resolutorios o meros actos de comunicación.

B) Constancia electrónica: aquélla emitida por medios electrónicos en la
que consta fecha, hora, lugar, actuación y firma.

C) Domicilio o dirección electrónica: identificador asociado al medio
electrónico seleccionado para recibir y enviar información
electrónicamente, el cual será constituido por el interesado y los órganos
de la Administración Central.

D) Procedimiento administrativo electrónico: sucesión o secuencia de
actuaciones en soporte electrónico de naturaleza administrativa.

E) Sede electrónica: aquel sitio web u otro medio análogo donde se
desarrolla la vida operativa y jurídica de una Entidad Pública, cuya
titularidad, gestión y administración le corresponde.

          

Capítulo II - Procedimiento Administrativo Electrónico
								

Artículo 3

 Documentación del procedimiento. El procedimiento administrativo
electrónico se documentará en un expediente electrónico conforme lo
dispuesto en los artículos 16 y siguientes del presente Decreto, sin
perjuicio de lo previsto en el artículo 28 del Decreto N° 500/991, de 27
de setiembre de 1991.

El expediente electrónico podrá instrumentarse a través de formularios, o
seguir todas las etapas necesarias para la formación de la voluntad
administrativa.

Artículo 4

 Publicidad. Los órganos de la Administración Central informarán en su
sede electrónica, en forma destacada, cuáles son los medios electrónicos
que se admitirán en cada caso para la tramitación del procedimiento
administrativo electrónico.

Artículo 5

 Etapas. El procedimiento administrativo electrónico comprende las etapas
de iniciación, sustanciación, finalización y archivo.

Artículo 6

 Iniciación. El procedimiento administrativo electrónico podrá iniciarse a
petición de persona interesada o de oficio. Las personas físicas o
jurídicas interesadas podrán optar por alguno de los medios electrónicos
puestos a disposición por la Administración Central, o por medios
tradicionales.

Artículo 7

 Presentación de documentos electrónicos. Los interesados podrán presentar
documentos electrónicos ante los órganos de la Administración Central a
través de medios electrónicos.

A los efectos de la presentación de los documentos se utilizarán los
formatos de documentos electrónicos abiertos determinados por los órganos
de la Administración Central y suscritos con firma electrónica conforme
con lo establecido en la Ley N° 18.600, de 21 de setiembre de 2009.

Artículo 8

 Presentación en otros soportes. Cuando los documentos se presenten en
soportes no electrónicos, el interesado exhibirá el original al
funcionario, el que deberá digitalizarlo a efectos de ser incorporado al
expediente electrónico y devuelto, salvo que su digitalización no sea
viable o deba conservarse el original por necesidades de servicio. En
estos casos, el funcionario deberá dejar constancia y proceder al archivo
del documento físico asociándolo al expediente electrónico. Se aplicará en
lo pertinente lo dispuesto en el artículo 23 del Decreto N° 500/991, de 27
de setiembre de 1991.

Artículo 9

 Requisitos de presentación inicial. En la comparecencia inicial en
soporte electrónico se deberán indicar los nombres y apellidos del
interesado, y en su caso, de su representante o apoderado, cédula de
identidad o RUT, domicilio real, domicilio electrónico cuando opte por
relacionarse electrónicamente, hechos que fundan la solicitud, lugar y
fecha, órgano al que se dirige y firma.

Si la petición careciere de alguno de los requisitos señalados en este
artículo, o si del escrito no surgiere con claridad cuál es la petición
efectuada, se requerirá a quien la presente que en el plazo de diez días
hábiles salve la omisión o efectúe la aclaración correspondiente, bajo
apercibimiento de mandarlo a archivar, de lo que se dejará constancia en
el escrito de firma de aquél.

Toda modificación de estos datos deberá ser comunicada inmediatamente al
órgano u organismo actuante.

Artículo 10

 Emisión de constancia. De toda actuación electrónica del interesado el
órgano u organismo actuante le emitirá una constancia de su presentación.

Artículo 11

 Sustanciación. La sustanciación del procedimiento administrativo
electrónico se realizará de oficio por los órganos u organismos de la
Administración Central, sin perjuicio de la impulsión que puedan darle los
interesados. Las actuaciones serán registradas en el sistema informático
correspondiente.

Cuando el expediente electrónico esté a consideración de un órgano
colegiado, será puesto en conocimiento simultáneo a todos sus integrantes
a efectos de ser estudiado y resuelto dentro del mismo plazo.

Artículo 12

 Actuaciones entre órganos u organismos. Cuando en la sustanciación del
procedimiento administrativo electrónico se requiera la actuación de otro
órgano u organismo, ésta se producirá a través de medios electrónicos de
comunicación, salvo que causas justificadas lo impidan, debiéndose dejar
la respectiva constancia explicativa de ello.

Artículo 13

 Cómputo de plazos de sustanciación. Los plazos para la sustanciación de
los procedimientos administrativos electrónicos se computarán a partir del
día hábil siguiente a su recepción efectiva por el funcionario al que se
le asigna el trámite.

Se entiende por recepción efectiva, la fecha en que el expediente a
sustanciar es asignado al funcionario en el sistema informático
correspondiente.

Todo ello sin perjuicio del cumplimiento de los plazos establecidos en la
normativa constitucional y legal vigente.

Artículo 14

 Continuación del procedimiento administrativo por medios tradicionales.
Cuando el interesado opte por continuar con el procedimiento por medios
tradicionales, el órgano competente, sin perjuicio de proseguir con su
gestión electrónica, procederá a reproducir en soporte papel los
documentos que fueren necesarios para la continuación del trámite.

Artículo 15

 Finalización. Los actos que ponen fin al procedimiento administrativo
electrónico, también serán dictados por medios electrónicos, y notificados
por el medio elegido por el interesado.

                  

Capítulo III - Expediente Electrónico
								

Artículo 16

 Identificación. Los expedientes electrónicos deberán comenzar con una
carátula que contenga como mínimo los siguientes elementos
identificatorios:

-     año,

-     identificación del órgano,

-     número correlativo anual del procedimiento administrativo
      electrónico de que se trate,

-     nombre completo del interesado,

-     asunto,

-     fecha y hora de iniciado,

-     carácter en caso de no ser información pública debe señalarse si se
      trata de información secreta por ley, o información de carácter
      reservado o confidencial de acuerdo con lo previsto en la Ley N°
      18.381, de 17 de octubre de 2008.

-     domicilio electrónico del interesado y del órgano administrativo
      actuante.

Artículo 17

 Identificación de actuaciones administrativas electrónicas. Las
actuaciones administrativas electrónicas se identificarán con un número
correlativo dentro del procedimiento administrativo electrónico
correspondiente.

Artículo 18

 Firma de las actuaciones. Todas las actuaciones administrativas que obren
en el expediente electrónico deberán contar con firma electrónica conforme
lo establecido en la Ley N° 18.600, de 21 de setiembre de 2009.

Artículo 19

 Consulta de expedientes. La exhibición total o parcial de los expedientes
electrónicos se realizará al interesado, su apoderado constituido en
forma, o su abogado patrocinante, por medios electrónicos, conforme a lo
dispuesto en la Ley N° 18.381, de 17 de octubre de 2008.

Cuando el interesado lo requiera, o no fuere posible la exhibición del
expediente por medios electrónicos, el órgano competente facilitará la
información a través de otros medios disponibles a tal efecto.

El sistema informático deberá permitir la generación de un único documento
electrónico en el que se incorporen todas las actuaciones del
procedimiento administrativo electrónico.

Artículo 20

 Desglose electrónico. Los desgloses electrónicos se realizarán copiando
las actuaciones a desglosar. Si la situación lo requiriere, dichos folios
o actuaciones podrán marcarse como secretos, confidenciales o reservados
en el expediente original.

En todos los casos, se dejará constancia de lo realizado en el expediente
a través de una actuación que dé cuenta de ello, y se deberán marcar las
actuaciones correspondientes como desglosadas.

Artículo 21

 Unión de expedientes y conformación de piezas. Los expedientes
electrónicos que deban sustanciarse en forma conjunta, serán unidos para
resolver lo que corresponda a cada uno de ellos mediante un único acto
formal.

Cuando en el transcurso de un procedimiento administrativo electrónico se
deriven asuntos que no puedan continuarse por el principal, se conformarán
piezas que se tramitarán en forma separada.

Estas piezas serán numeradas en forma independiente, debiendo contar el
sistema con un mecanismo de relación automática de la pieza con el
expediente principal.

Artículo 22

 Copias electrónicas de documentos electrónicos. Las copias, que tengan
indicación de tales, realizadas por medios electrónicos de documentos
electrónicos emitidos por el propio interesado o por los órganos de la
Administración Central, manteniéndose o no el formato original, tendrán
inmediatamente la consideración de copias auténticas con la misma eficacia
que el documento electrónico original, siempre que éste se encuentre en
poder de la Administración, y que la información de firma electrónica
permita comprobar la coincidencia con dicho documento.

Artículo 23

 Copias electrónicas de documentos en soporte papel. Las copias recibidas
o realizadas por los órganos de la Administración Central por medios
electrónicos de documentos emitidos originariamente en soporte papel,
tendrán el carácter de copias auténticas, siempre que el funcionario
actuante deje constancia de su identidad con el original, fecha, hora,
lugar de emisión y firma.

La constancia deberá ser realizada en el momento de la exhibición del
documento original, o dentro de los cinco días hábiles siguientes en caso
de complejidad derivada del cúmulo o naturaleza de los documentos a
certificar. Cumplida que sea, se devolverá a la parte los documentos
originales. Sin perjurio de ello, el órgano administrativo podrá exigir en
cualquier momento la exhibición de los mismos o de fotocopias certificadas
notarialmente.

Artículo 24

 Copias en soporte papel de documentos electrónicos. Las copias en soporte
papel realizadas por los órganos de la Administración Central de
documentos administrativos electrónicos, serán auténticas siempre que su
impresión incluya un código generado electrónicamente u otros sistemas de
verificación, que permitan corroborar su autenticidad mediante el acceso a
los archivos electrónicos.

Artículo 25

 Archivo. Todos los documentos y expedientes electrónicos deberán
archivarse por medios electrónicos, debiendo el órgano de la
Administración Central asegurar la seguridad de la información y su
adecuada conservación.

        

Capítulo IV - Comunicaciones y notificaciones electrónicas
								

Artículo 26

 Comunicaciones electrónicas. Los órganos de la Administración Central
utilizarán medios electrónicos en sus comunicaciones con los interesados,
siempre que éstos lo hayan solicitado o consentido expresamente. La
solicitud y el consentimiento se podrán emitir y recabar por medios
electrónicos.

Los interesados optarán por alguno de los medios electrónicos puestos a
disposición por los órganos de la Administración Central. Sin perjuicio de
ello, se podrán comunicar a través de un medio distinto al inicialmente
elegido, en cuyo caso así lo harán saber al órgano de la Administración
Central involucrado.

Artículo 27

 Cambio de opción de medio de comunicación. Cuando el interesado decida
cambiar el medio de comunicación elegido deberá comunicarlo
fehacientemente al órgano de la Administración Central involucrado.

Artículo 28

 Notificaciones electrónicas. Los interesados que optaren por recibir
notificaciones electrónicas por alguno de los medios puestos a disposición
por los órganos de la Administración Central, seleccionarán alguna de las
siguientes modalidades:

A) El ingreso a la sede electrónica del órgano de la Administración
Central, cuyo sistema informático deberá cumplir los siguientes requisitos
mínimos:

a) Suministrar usuario y contraseña al interesado que así lo requiera.

b) Acreditar fecha y hora en que se produce la recepción efectiva por
   parte del interesado del acto objeto de notificación.

c) Posibilitar el acceso permanente a la sede electrónica por parte del
   interesado.

B) El envío realizado al correo electrónico:

a) proporcionado al interesado por la Entidad Pública, con la finalidad
exclusiva de recibir notificaciones;

b) proporcionado a instancia del interesado a la Entidad Pública en el que
se puedan realizar notificaciones electrónicas, siempre que se asegure la
expedición de un acuse de recibo automático en favor de la Entidad emisora
cada vez que se realice una notificación.

C) Otros mecanismos idóneos sujetos a la reglamentación que corresponda.

Todas las modalidades expresadas se consideran válidas siempre que
proporcionen seguridad en cuanto a la efectiva realización de la
diligencia y a su fecha.

Cuando el interesado haya optado por alguna de estas modalidades de
notificación electrónica, los órganos de la Administración Central podrán
exigir su uso hasta que aquél comunique su intención de relacionarse por
otra.
Referencias al artículo

Artículo 29

 Momento de la notificación. De acuerdo con lo establecido en los
artículos anteriores del presente Decreto, la notificación electrónica se
entenderá realizada cuando el acto a notificar:

A) Se encuentre disponible en la sede electrónica del órgano de la
Administración Central, y el interesado acceda a ella.

B) Se encuentre disponible en la casilla de correo electrónico
proporcionada por el órgano de la Administración Central o en la casilla
de correo electrónico proporcionada por el interesado.

Transcurridos diez días hábiles siguientes a aquél en que el acto a
notificar se encuentre disponible sin que el interesado haya accedido al
medio electrónico, se lo tendrá por notificado.

Los plazos para la realización de los actos jurídicos de que se trate, se
computarán a partir del día hábil siguiente a aquél en que el acto se
tenga por notificado.

Artículo 30

 Documentación adjunta. Cuando se requiera notificar actos que incluyan
documentación adjunta cuyo tamaño exceda el límite establecido en el
sistema de notificación utilizado por el órgano de la Administración
Central, su digitalización no sea viable o implique costos excesivos, se
deberá notificar al interesado de tal circunstancia. A esos efectos, se le
otorgará un plazo de tres días hábiles a fin de que concurra a la oficina.

La notificación se entenderá efectuada en el momento que el interesado
retire la correspondiente documentación, dejando constancia de ello, o
transcurra el plazo sin que proceda a hacerlo.

Artículo 31

 Interrupción del servicio. Las interrupciones programadas deberán
comunicarse por anticipado.

Ya sea que la interrupción fuere programada como imprevista, la Entidad
Pública deberá comunicar fehacientemente la fecha y hora de
restablecimiento del servicio.

                 

Capítulo V - Seguridad de la información
								

Artículo 32

 Seguridad de la información. Los órganos de la Administración Central
garantizarán la seguridad de la información en el desarrollo del
procedimiento administrativo electrónico de acuerdo con lo establecido en
el Decreto N° 452/009, de 28 de setiembre de 2009.

Artículo 33

 Sistema de Gestión de Seguridad de la información. Los órganos de la
Administración Central deberán adoptar e implementar un Sistema de Gestión
de Seguridad de la Información. Sus lineamientos serán establecidos por la
Dirección de Seguridad de la Información de AGESIC, creada por el artículo
149 de la Ley N° 18.719, de 27 de diciembre de 2010.

Artículo 34

 Activos de información críticos del Estado. Los activos de información
del Estado que se definan como críticos en el Sistema de Gestión de
Seguridad de la Información, deberán regirse por las políticas y
regulaciones indicadas por el CERTuy, creado por el artículo 73 de la Ley
N° 18.362, de 6 de octubre de 2008.

Artículo 35

 Responsabilidad. Los órganos de la Administración Central serán
responsables de garantizar la seguridad de la información en el ámbito de
su competencia.

Artículo 36

 Conservación de la información. Los expedientes electrónicos se deberán
conservar en formato abierto para su archivo, de forma que se garantice la
disponibilidad y accesibilidad.

El expediente originario en papel que fuere totalmente digitalizado, será
guardado en un archivo centralizado. En caso de la tramitación de un
expediente parcialmente digitalizado, la pieza separada que contenga los
documentos registrados en papel, se radicará en un archivo a determinar
por el órgano respectivo. En ambos casos, se propenderá a facilitar la
consulta, sin obstaculizar el trámite del expediente.

Artículo 37

 Respaldos. Los órganos de la Administración Central deberán contar con
procedimientos y tecnologías de respaldo a fin de garantizar la
disponibilidad de la información contenida en los expedientes electrónicos
en caso de desastre.

Artículo 38

 Divulgación de claves o contraseñas. La divulgación de la clave o
contraseña personal de cualquier funcionario autorizado a documentar su
actuación mediante firma electrónica, constituirá falta gravísima, aún
cuando la clave o contraseña no llegase a ser utilizada.

Capítulo VI - Disposiciones finales
								

Artículo 39

 Remisión. Serán de aplicación el Decreto N° 500/991, de 27 de setiembre
de 1991, modificativos y concordantes en todos los aspectos no
expresamente previstos en el presente Decreto.

Artículo 40

 Derogaciones. Deróganse el Decreto N° 65/998, de 10 de marzo de 1998 y el
Decreto N° 382/003, de 17 de setiembre de 2003.

Artículo 41

 Exhortación a otros organismos públicos. Exhórtase a otros organismos
públicos a adoptar por decisiones internas las disposiciones normativas
contenidas en el presente Decreto.

El Poder Ejecutivo apreciará, en el ejercicio de sus poderes de contralor,
el modo como se cumpla la exhortación que precede.

Artículo 42

 Comuníquese, publíquese, etc.

JOSÉ MUJICA - EDUARDO BONOMI - LUIS ALMAGRO - FERNANDO LORENZO - ELEUTERIO FERNÁNDEZ HUIDOBRO - RICARDO EHRLICH - ENRIQUE PINTADO - ROBERTO KREIMERMAN - EDUARDO BRENTA - SUSANA MUÑIZ - TABARÉ AGUERRE - LILIAM KECHICHIAN - FRANCISCO BELTRAME - DANIEL OLESKER
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