Decreto 94/013
Fíjanse los criterios técnicos e instrucciones para la formulación de los
proyectos de Estructuras Organizativas y de Puestos de Trabajo, a realizar
por parte de los distintos Incisos que integran la Administración Central.
(527*R)
MINISTERIO DEL INTERIOR
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA
MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS
MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGÍA Y MINERÍA
MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA
MINISTERIO DE GANADERÍA, AGRICULTURA Y PESCA
MINISTERIO DE TURISMO Y DEPORTE
MINISTERIO DE VIVIENDA, ORDENAMIENTO
TERRITORIAL Y MEDIO AMBIENTE
MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL
Montevideo, 18 de Marzo de 2013
VISTO: Lo dispuesto por el artículo 6° de la Ley N° 17.930, de 19 de
diciembre de 2005, en la redacción dada por el artículo 7° de la Ley N°
18.719, de 27 de diciembre de 2010.
RESULTANDO: Que las estructuras organizativas y de puestos de trabajo
vigentes de los Incisos de la Administración Central, necesitan
actualizarse en atención a los requerimientos del Estado para el
cumplimiento de sus cometidos.
CONSIDERANDO: I- Que compete al Poder Ejecutivo en el marco del proceso de
fortalecimiento institucional, fijar los criterios técnicos e
instrucciones para que los Incisos eleven para su aprobación sus proyectos
de Estructura Organizativa y de Puestos de Trabajo.
II - Que se pretende un Estado fuerte, ágil, dinámico, capaz de producir
desarrollo tanto en términos económicos como sociales, políticos y
ambientales, que esté al servicio de la sociedad y de la ciudadanía, que
se adecue a las nuevas realidades y al cambio permanente.
III- Que para ello se requiere contar con otra forma de organización e
instrumentos de gestión adecuados
IV- Que se cuenta con dictamen favorable de la Oficina Nacional del
Servicio Civil, de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto y de la
Contaduría General de la Nación, en el ámbito de sus respectivas
competencias.
ATENTO: a lo precedentemente expuesto:
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA
actuando en Consejo de Ministros
DECRETA:
Capítulo I. - De las Normas Técnicas relativas a las Estructuras
Organizativas, de Puestos de Trabajo y a su costeo y
financiación.
La formulación de las Estructuras Organizativas y de Puestos de Trabajo
de cada Inciso deberá ajustarse a los siguientes principios orientadores y
directrices técnicas:
Principios Orientadores:
* Fortalecimiento del Estado.
* Consideración del ciudadano como mandante natural de los servicios
del Estado y de la población como receptor de las políticas
públicas.
* Incremento de la productividad y mejora de los servicios a la
población.
* Generación de ámbitos participativos en la organización, procurando
el involucramiento de los distintos actores.
* Optimización de los recursos y de los sistemas de información para
la toma de decisiones.
* Dinamismo de los procesos de toma de decisiones.
* Fluidez de las comunicaciones.
* Aplicación de tecnología e instrumentos de gestión tendientes a la
modernización de la Administración Pública.
Directrices técnicas:
* Diseñar las Estructuras Organizativas y de Puestos de Trabajo en
correspondencia con la Misión del Organismo, las Pautas Estratégicas
definidas por el Poder Ejecutivo y los respectivos Planes
Estratégicos de los Incisos.
* Simplificar el diseño organizativo, disminuyendo el nivel de
apertura de las Unidades Ejecutoras y Organizativas.
* Identificar y priorizar los cometidos sustantivos.
* Jerarquizar las Direcciones Generales de Secretaría, pautando las
acciones transversales a la organización.
* Identificar y racionalizar los servicios y los procesos que se
cumplen en cada Unidad Ejecutora.
* Dividir el trabajo y las actividades propias de las Unidades
Ejecutoras y Organizativas de modo de mantener un adecuado grado de
especialización.
* Determinar la línea jerárquica de la siguiente manera: el Área tiene
jerarquía superior a la División y ésta sobre el Departamento.
Manteniendo dicho principio, se puede dividir y subdividir sin
completar los tres niveles de apertura, comenzando por el inferior
(Departamento).
* Respetar el principio de oposición de intereses.
* Ajustar el ámbito de control de cada unidad a los requerimientos
técnicos.
* Determinar los puestos de trabajo (cargos y funciones de conducción)
necesarios, en correspondencia con la estructura organizativa y sus
cometidos.
* Definir los niveles o grados de los cargos, contemplando entre otros
los siguientes criterios: dificultad de la tarea, responsabilidad
exigida, saberes medidos a través del conocimiento y la pericia
requeridos.
* Definir las funciones de conducción contemplando la acción
directriz, el tipo de dirección, la dimensión de la dirección, la
responsabilidad por la administración y gestión de información y la
capacidad de liderazgo.
* Determinar el costo asociado a la puesta en funcionamiento de la
nueva estructura y su financiación.
Las directrices técnicas precedentes se aplicarán siguiendo los criterios
establecidos en la Guía de Trabajo - Formulación de Estructuras
Organizativas y de Puestos de Trabajo, que se anexa y se considera parte
integrante del presente decreto.
Cométese a la Oficina Nacional del Servicio Civil. la Oficina de
Planeamiento y Presupuesto y a la Contaduría General de la Nación a
actualizar el referido documento.
Se considera Unidad Ejecutora aquella que ejecuta programas para el
cumplimiento de los cometidos del Inciso y el logro de objetivos concretos
establecidos en el plan estratégico, ofreciendo bienes o servicios
específicos destinados a terceros (ciudadanía, otras Unidades Ejecutoras u
organismos). Las Direcciones Generales de Secretaría o sus equivalentes,
agruparán bajo su órbita los servicios de apoyo del Inciso, sin perjuicio
de la descentralización que por razones de funcionamiento deban realizar
en las respectivas Unidades Ejecutoras sustantivas.
Se consideran Unidades Organizativas dentro de cada Unidad Ejecutora, las
partes de la misma caracterizadas por ser componentes estructurales
definidos por la homogeneidad de cometidos y atribuciones, ya sean de
línea jerárquica o de asesoramiento directo y por tener un volumen de
trabajo que justifique una productividad y eficacia suficiente.
Los niveles de apertura de las Unidades Organizativas dependerán de la
dimensión y complejidad de las tareas a realizar, y de la responsabilidad
por la administración y gestión de información a su cargo. Serán
determinados a través de la complejidad de las tareas que desarrollen la
mayoría de los puestos, sus grados de estandarización y de rutina, la
problemática y las dificultades de ejecución de las tareas claves, la
profundidad y amplitud de la información, la trascendencia de los temas,
la reserva que éstos requieren y la cantidad de puestos de trabajo que
directa o indirectamente dependan de su gestión.
La reformulación de las estructuras organizativas deberá contener la
creación, reordenamiento, fusión, supresión o cambio de denominación o
nivel de las Unidades Organizativas, a fin de ajustarse a lo establecido
en las disposiciones precedentes.
Capítulo II - De las normas de procedimiento
La Dirección General de Secretaría del Inciso elaborará un informe que
contenga la propuesta de reformulación de las estructuras organizativas y
de puestos de trabajo de todas las Unidades Ejecutoras, el costo asociado
y el plan de implementación que deberá estar ajustado a su financiamiento.
El informe se realizará de acuerdo a los principios orientadores,
directrices técnicas, criterios y procedimientos establecidos por este
decreto, acompañándose con los antecedentes, las actuaciones realizadas y
las actas respectivas.
Una vez obtenido el aval del Jerarca máximo del Inciso, se remitirá a la
Oficina Nacional del Servicio Civil, conjuntamente con el Proyecto de
Decreto.
La Oficina Nacional del Servicio Civil conjuntamente con la Oficina de
Planeamiento y Presupuesto y la Contaduría General de la Nación en el
ámbito de sus respectivas competencias, analizarán y elaborarán un
dictamen favorable en base a los informes técnicos elaborados por los
respectivos Organismos, el cual será enviado al Inciso.
El Proyecto de Decreto, con los antecedentes y el dictamen favorable
mencionado en el artículo anterior, serán elevados por el Inciso
respectivo a consideración del Poder Ejecutivo.
Comuníquese, etc.
JOSÉ MUJICA, Presidente de la República; EDUARDO BONOMI; ROBERTO CONDE;
LUIS PORTO; ELEUTERIO FERNÁNDEZ HUIDOBRO; RICARDO EHRLICH; PABLO GENTA;
ROBERTO KREIMERMAN; NELSON LOUSTAUNAU; SUSANA MUÑIZ; TABARÉ AGUERRE;
LILIAM KECHICHIAN; FRANCISCO BELTRAME; DANIEL OLESKER.
"Ver información adicional en el Diario Oficial impreso o en la imagen
electrónica del mismo."
I. INTRODUCCIÓN
1. Objetivos
La presente guía ha sido elaborada con el propósito de aportar a los
organismos de la Administración del Estado, un instrumento para formular
un Proyecto de reestructura organizativa y de puestos de trabajo,
permitiendo:
* conocer las directrices técnicas y la metodología a aplicar en las
etapas del proceso, recomendados por la Oficina Nacional de Servicio
Civil.
* facilitar el proceso de análisis de situación de la organización en
confrontación con las directrices técnicas que se presentan en la
Guía.
* orientar a los Incisos en cada una de las etapas a cumplir.
* presentar la propuesta de reformulación.
2. Alcance
Este documento se aplicará en todas las Unidades Ejecutoras de la
Administración Central.
II. ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN EL PROCESO DE FORMULACIÓN DE
ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS.
Entre los aspectos más relevantes a tener en cuenta en el proceso de
elaboración de una nueva estructura se encuentran:
1. Correspondencia con la Misión del Organismo, las Pautas Estratégicas
definidas por el Poder Ejecutivo y los respectivos Planes Estratégicos.
La función fundamental del aparato Estatal es la de llevar a la práctica
la aplicación de las políticas generales del Poder Ejecutivo a las
diferentes áreas de actividad del mismo. Por tanto, las estructuras deben
responder a las necesidades que surgen de las definiciones establecidas en
el proceso de planificación estratégica realizado en oportunidad de la
elaboración del Presupuesto Nacional. Ello trae aparejado que las
definiciones acordadas por cada Inciso estarán pautando el tipo de
estructura que se requiere para alcanzar los objetivos y las metas
establecidas.
2. Identificación de los cometidos sustantivos.
Las propuestas deberán corresponderse con el desarrollo de los cometidos
sustantivos del Inciso, entendiéndose por tales las actividades referidas
a la formulación de políticas, las de regulación y las de control,
asignadas al Estado por la Constitución de la República o por Ley.
Las políticas públicas son el conjunto de actividades de las instituciones
de gobierno, actuando directamente o a través de agentes y que van
dirigidas a tener una influencia determinada sobre la vida de los
ciudadanos, constituyen un proceso decisional, es decir, son un conjunto
de decisiones que se llevan a cabo a lo largo de un plazo de tiempo y
normalmente tienen una secuencia racional.
Las actividades de regulación refieren a la determinación de normas,
reglas y leyes, entre otras, a las que deberán ajustarse las instituciones
de gobierno o esos agentes. Se considera una necesidad indispensable, ya
que sin las mismas, sería muy arduo el complejo y eficaz mecanismo de
ejecución y evaluación de las políticas.
El control es un proceso mediante el cual la administración se cerciora si
lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir. De lo
contrario, será necesario que se hagan los ajustes o correcciones
necesarios. Las actividades de control se realizan para verificar el logro
de los objetivos que se establecen en la planificación.
Su aplicación incide directamente en la racionalidad de la administración
y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos
aplicados.
3. Correcta ubicación de los cometidos de apoyo
Se consideran cometidos de apoyo todos aquellos que son necesarios para el
desempeño de los cometidos sustantivos. Ello no implica que se refieran a
tareas de menor importancia. Es de buena administración que existan
unidades administrativas de alto nivel que actúen coordinadas para
realizar actividades transversales de apoyo o asistencia técnica a toda la
organización. A tales efectos, las Direcciones Generales de Secretaría o
sus equivalentes agruparán los servicios de apoyo del Inciso y generarán
unidades descentralizadas cuando el grado de complejidad y/o volúmenes de
trabajo lo ameriten. Ello, sin perder de vista la existencia de los
Programas, que implica que los jerarcas de las Unidades Ejecutoras son
responsables del manejo de los créditos presupuestales que le fueran
asignados para el cumplimiento de sus objetivos.
4. Identificación de los servicios y de los procesos que se cumplen en
cada Unidad Ejecutora.
Coincidiendo con lo planteado en los puntos anteriores, implica el diseño
de formas organizativas adecuadas a las actividades que deben
desarrollarse, los servicios que deben brindarse y a los consecuentes
procesos que deben permitir el logro de metas y objetivos planteados en
los Planes Estratégicos. La estructura debe reflejar claramente los
procesos estratégicos que apuntan al cumplimiento de la misión de la
organización.
5. Identificación de la división del trabajo y de las actividades propias
de las unidades.
La división del trabajo estará justificada por la identificación clara de
los productos, bienes o servicios que en ella se cumplen. Se deberá
analizar cuáles son los servicios que la unidad presta y en particular los
que se relacionan directamente con el propósito de la misma.
6. Niveles de apertura de las unidades organizativas.
Para la apertura de las unidades organizativas deberán tenerse en cuenta
los siguientes aspectos:
* Evitar una excesiva subdivisión de la estructura organizativa
(compartimentación);
* Considerar la aplicación (en aquellas unidades ejecutoras que su
funcionamiento lo amerite) -conjuntamente con la estructura
piramidal-, de unidades transversales de proyecto a efectos de
trabajar en temas puntuales utilizando recursos humanos de otras
unidades de la unidad ejecutora;
* En función de las características de la unidad ejecutora, podrán
aplicarse diversas formas de departamentalización entendidas éstas
como los criterios mediante los cuáles se asignan las
responsabilidades a las diferentes unidades organizativas,
combinando, según las necesidades, en las sucesivas particiones y
agrupamientos, las siguientes:
a) Funcional: Consiste en el agrupamiento de las actividades considerando
cada función, sea esta sustantiva o de apoyo que debe realizar las
unidades ejecutoras para cumplir con sus cometidos (funciones sustantivas:
diseño de políticas, ejecución de la promoción, regulación, fiscalización,
negociación, recaudación, prestación directa de servicios, evaluación de
impactos, etc., o funciones de apoyo: finanzas, contabilidad, jurídica,
gestión humana, informática, etc.). Su utilización permite la
especialización del trabajo por el tipo de actividad que se realiza en
relación a la disciplina aplicable. Es el criterio más usual, ya que es la
forma en la que se ha organizado en general la actividad humana.
b) Procesos: Consiste en el agrupamiento de actividades según las etapas
principales que deben cumplir los procesos estratégicos para obtener el
producto final. Asigna a cada unidad organizativa una parte de esas
actividades, integrándolas en una cadena de generación de valor hasta la
culminación con la obtención del resultado esperado de todo el proceso y
contiene en cada etapa todas las actividades necesarias, sin importar su
naturaleza para producir el insumo de la siguiente, o el resultado final
en su caso. Este criterio permite la especialización en el resultado de la
etapa, haciendo énfasis en el concepto cliente/proveedor, y en la calidad
exigida por el que sigue en la cadena, determinando, de lograr un
funcionamiento ajustado, aseguramiento de calidad del resultado final, Sin
embargo, de ser excesiva la diversidad y complejidad de las acciones para
obtener cada resultado intermedio, puede generar dificultades de capacidad
para tratar con éxito las distintas disciplinas que pudieren estar
involucradas en cada etapa.
c) Colectivos ciudadanos: Refiere al agrupamiento de actividades tomando
como criterio el destinatario de la acción de la unidad ejecutora o de un
conjunto de procesos internos a la misma. Asigna a cada unidad una
tipología de receptores de las políticas, promociones, regulaciones,
fiscalizaciones, recaudación, negociación, etc. o de los servicios
directos (ejemplos: juventud, grandes contribuyentes). Pone énfasis en la
especialización de todo el trabajo de la unidad en la satisfacción o
atención adecuada del público objetivo al que van dirigidas las ejecución
de las políticas, etc., o la prestación directa del servicio. Si bien
canaliza toda la acción hacia el receptor, si los procesos que se deben
desarrollar requieren el desarrollo de actividades muy variadas y
complejas, puede generar dificultades de capacidad para atender con éxito
las distintas disciplinas que pudieren estar involucradas en ellos.
d) Geográfico: Se utiliza cuando la dispersión geográfica de la acción del
organismo hace necesario priorizar la diferenciación de las realidades
locales y regionales, dándole prioridad a la cercanía con los receptores
de las políticas o los servicios directos (Ej. dependencias regionales,
unidades departamentales, etc.). Es necesario cuando las realidades
regionales y departamentales son muy diferenciables. El grado de
descentralización y la autonomía que se otorgue a las dependencias deberá
juzgarse también en atención a las capacidades de la organización y las
posibilidades de generar instrumentos de coordinación que eviten
diversidad de criterios para la atención de realidades similares.
e) Producto: Se utiliza cuando es beneficioso agrupar las actividades
atendiendo a la materia de las políticas o de la fiscalización o de la
regulación, etc., o el tipo de servicio directo a la comunidad (Ej. cuando
en la salud las acciones relativas al diseño, ejecución, o evaluación de
las políticas, regulaciones, fiscalizaciones, etc. se las separa por
patologías que deben atender o prevenir los prestadores de salud, cuando
en los servicios sociales directos a la comunidad las acciones se las
separa en el caso de sectores vulnerables en refugios, policlínicas,
asesoramiento familiar, etc., cuando en la cultura se las separa en
orquesta, ballet, teatro). Este agrupamiento pone énfasis en el
conocimiento y experiencia en la materia de la política, regulación,
fiscalización, etc., o en el tipo de servicio directo que se presta, lo
que podría determinar un alto grado de especialización en ese campo. Sin
embargo debe considerarse que si las actividades que se deben desarrollar
para cada materia o para prestar cada servicio directo, son muy variadas y
complejas, pueden generar dificultades de capacidad para atender con éxito
las distintas disciplinas del conocimiento que pudieren estar
involucradas. Tener en cuenta que en muchos casos las materias sobre las
que actúan las políticas, la fiscalización, la regulación, etc., o incluso
los servicios directos no son permanentes, por lo que para atenderlos se
podría recurrir más que a una unidad organizativa estable a programas o
proyectos.
f) Ámbito de Control o número de trabajadores. Este criterio opera cuando,
sin que medie necesidad de aplicar los restantes, es necesario preservar
una capacidad adecuada de ámbito de control por parte del jerarca de la
unidad organizativa para que pueda atender eficientemente la complejidad y
variedad de las actividades que se le asignan. Es muy habitual en
cuadrillas o equipos de acción directa en el campo, más que en unidades
organizativas de la estructura. (Ej. Personal de bacheado dividido en
diferentes cuadrillas o personal para acción social dividido en diferentes
equipos multidisciplinarios). No debe descartarse en caso de unidades
organizativas, pero debe considerarse que su formulación exige un alto
grado de coordinación para precisar los límites de la acción de cada
unidad que determine un funcionamiento integral, sin omisiones y evitando
incurrir en duplicaciones y superposiciones.
Cada uno de estos criterios debería aplicarse de manera uniforme en el
correspondiente nivel jerárquico de la Unidad Ejecutora sin que ello
signifique que en otro nivel de la estructura se aplique un criterio
diferente. El criterio del primer nivel puede ser uno y el de los
restantes dos niveles ser otros diferentes (Recordar que se deben formular
como máximo tres niveles jerárquicos administrativos: Área, División y
Departamento). Podrían coexistir diferentes criterios de agrupamiento en
la Unidad Ejecutora en su conjunto, pero no en cada nivel de
desagregación. El no cumplimiento de esta regla da lugar a las denominadas
"organizaciones no equilibradas", que presentan serios problemas de
funcionamiento al generar:
* duplicación de funciones
* controversia respecto a las áreas de competencia de cada unidad
* dificultad de coordinación
* disparidad de criterios para el tratamiento de los mismos problemas,
entre otros.
Esto afecta el funcionamiento interno así como la imagen externa de la
organización.
7. Sencillez en el diseño.
La sencillez implica:
* Que cada Unidad Ejecutora agrupe los cometidos sustantivos que le
corresponden dentro del Inciso.
* Que cada Unidad Ejecutora se subdivida en Áreas. estas en Divisiones
y a su vez estas en Departamentos, teniendo en cuenta que los
niveles de apertura dependerán de la dimensión y complejidad de las
actividades a realizar, evitando una excesiva subdivisión y la
existencia de unidades organizativas equivalentes;
* Que en cada Unidad Ejecutora y en la misma línea de mando no siempre
es necesario la apertura de los tres niveles administrativos, por lo
que un Departamento puede depender directamente de la Dirección o de
un Área, y que una División puede depender directamente de la
Dirección. Que la asignación de un cometido no requiere
necesariamente la existencia de una unidad organizativa específica
para desempeñarlo.
* Que la denominación de dichas unidades no incluya siglas que
dificulten su interpretación o sean aclaradas en cuadro referencial
al pie del organigrama.
8. Oposición de intereses.
En todas las organizaciones resulta conveniente separar las actividades de
diseño, ejecución y de control de gestión, y que no debe nunca asignarse
una actividad de control a aquella unidad organizativa que debe ser
controlada. Es un principio de organización necesario para fortalecer los
sistemas de control interno en las organizaciones. La oposición de
intereses garantiza la transparencia de la gestión.
9. Ubicación de la toma de decisiones.
Se deberá asegurar un dinamismo en la toma de decisiones, lo que implica
ubicar en las unidades organizativas correspondientes las actividades de
decisión para las que se le ha facultado, es decir para las que cuenta con
la autoridad necesaria y la responsabilidad consiguiente. Evitar así que
los procesos transiten por unidades organizativas para el mero "pase" o
"elévese". Esto permitirá desburocratizar la función y que los procesos se
tornen más eficientes.
10. Ámbito de Control.
Se contemplará que el número de subordinados que integran la unidad
organizativa, en relación a la variedad y complejidad de la tarea permitan
una adecuada supervisión por parte del responsable jerárquico de la misma.
11. Comisiones
Se identificarán aquellos grupos de trabajo conformados para la
realización de un asunto objetivo. Se diagramarán aquellas comisiones que
sean estables y permanentes. Aquellas que no lo sean serán diagramadas
debajo de una línea punteada.
12. Asignación de Actividades
Cuando deban asignarse nuevas actividades a las unidades resultantes del
proceso de departamentalización se utilizarán diversos criterios a saber:
* Semejanza u homogeneidad: El factor determinante es la estrecha
relación o asociación que existe entre las actividades a asignar y
las ya desarrolladas por alguna unidad existente. Se deberá
contemplar la finalidad de la unidad como parámetro para dicha
asignación.
* Máximo uso: Establece que una actividad podrá asignarse a aquella
unidad que utilice mayormente sus resultados.
* Oposición de Intereses: Se explicó anteriormente.
* Necesidad de Coordinación: Cuando dos actividades deben estar en
permanente coordinación, aunque no sean homogéneas, podrían ser
asignadas a una misma unidad.
13. Relaciones Formales
Las unidades resultantes del proceso de formulación de la estructura
organizativa, deben interconectarse, unirse, coordinarse mediante una
compleja trama de relaciones.
* Subordinación o lineal: Existe entre una unidad superior y la unidad
subordinada directamente.
* Asesoría o staff: Se da entre órganos de línea y otros que tienen
por función asesorar, aconsejar o informar a los primeros en
aquellas actividades que requieran de conocimientos y experiencia
técnica.
* Mando especializado: Existe entre una unidad especializada en
determinada actividad y otra unidad no relacionada jerárquicamente a
la que da instrucciones sobre un campo de especialización.
* Coordinación. Existe entre aquellas unidades que requieren
permanentemente de un proceso de intercambio y complementación de
sus actividades para lograr sus resultados individuales y evitar
duplicaciones, superposición y vacíos en la acción de la
organización en su conjunto. Deberá indicarse esta relación en la
descripción de la unidad, no siendo necesario su representación
gráfica en el organigrama salvo que se conformen en un comité o
comisión estable.
III. DISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
1. Diseño
Una vez analizados los temas anteriores, se está en condiciones de diseñar
la estructura organizativa, que contrariamente a lo que se realiza
habitualmente, es el resultado final del proceso y no el punto de partida
del mismo.
Los dos ejes básicos de una estructura son: la jerarquía o altura
(dimensión vertical) y la amplitud (dimensión horizontal) que refleja las
unidades sectoriales según diversos criterios.
* La altura debe estar en función de la complejidad de la organización
y ésta condiciona:
a) los niveles jerárquicos
b) la comunicación
c) el proceso de decisiones.
La diferencia de altura en la ubicación de una unidad significa
diferencias jerárquicas o de grado.
* La amplitud deberá estar en función de la necesidad de
especialización del trabajo:
a) establece los ámbitos diferenciados de gestión representados en
las unidades administrativas, asignando responsabilidad sobre
recursos y resultados
b) agrupa a las personas que prestan sus servicios
c) articula a las actividades en unidades buscando un uso más eficaz
y eficiente de los recursos.
La elección de un modelo debe considerar estos ejes y adecuarlos a las
necesidades de la organización. La apertura en distintos niveles dependerá
de su dimensión y complejidad. Deberá evitarse una excesiva subdivisión de
la estructura organizativa.
La asignación de una actividad determinada no implica necesariamente la
existencia de una unidad organizativa específica para desempeñarla.
"Ver información adicional en el Diario Oficial impreso o en la imagen
electrónica del mismo."
En función de las características de la organización podrán aplicarse
diversos criterios de departamentalización, lo que significa la forma
utilizada para asignar las responsabilidades a las diferentes unidades
administrativas.
IV. DISEÑO DE LAS ESTRUCTURAS DE LOS PUESTOS DE TRABAJO.
A partir del estudio de la Estructura Organizativa y sus cometidos, se
determinará la Estructura de Puestos de Trabajo de todas las Unidades
Ejecutoras de cada Inciso, que incluirá y será presentado cumpliendo las
siguientes características:
a) Los cargos ocupados actuales con indicación del estado de plaza
(ocupado, comisión saliente, reservado) y la condición.
b) Las vacantes que permanecerán, indicando aquellas asociadas a régimen
de provisoriato.
c) Las vacantes que se crean para:
* cubrirse en régimen de provisoriato ya que es necesario mantener el
puesto de trabajo y se encuentran comprendidos en el Art. 5°. De la
Ley 18996 del 7 de noviembre de 2012.
* cubrir nuevos puestos de trabajo.
d) En todos los casos precedentes deberá detallarse: unidad ejecutora,
vínculo, escalafón, grado, denominación y serie.
g) Referencia expresa de la condición de los cargos, rotulándolos como:
a. Cargos que permanecen incambiados.
b. Cargos que se suprimen o transforman al vacar.
c. Cargos que se crean.
d. Cargos que se suprimen
e. Cargos que se transforman.
f) Las funciones de conducción que se corresponden con las Áreas,
Divisiones y Departamentos que conforman la estructura organizativa de la
Unidad Ejecutora, detallando: unidad ejecutora, unidad organizativa, nivel
jerárquico y denominación. Identificar por cada una de ellas si se trata
de una nueva función, o en su defecto el escalafón, grado, denominación y
serie del cargo que la ejerce, aclarando si lo hace en forma interina.
V. COSTEO Y FINANCIACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE PUESTOS DE TRABAJO.
a. Se calculará el costo incremental estimado resultante de la
reformulación de la estructura de puestos de trabajo (cargos y
funciones de conducción) del punto IV, considerando además que la
adecuación de estructura de remuneraciones será pautada, en
acuerdo, por la Oficina Nacional del Servicio Civil, la Oficina de
Planeamiento y Presupuesto y la Contaduría General de la Nación, la
que podría dar lugar a una compensación especial de carácter
transitorio para asegurar mínimos a la retribución total del
funcionario. A estos efectos se entenderá por retribución total
todos los conceptos retributivos con excepción de los beneficios
sociales, la antigüedad y todos aquellos objetos del gasto de
carácter no permanente que se determinen en acuerdo con las
Oficinas mencionadas.
b. El financiamiento se compondrá de los créditos disponibles:
i. por la supresión de vacantes determinadas en el Art. 56 de
la Ley 18.719, de 27 de diciembre de 2010 y Artículo 7 de la
Ley 18.834, de 4 de noviembre de 2011, para las nuevas
funciones de conducción,
ii. las partidas que el Poder Ejecutivo determine del Objeto
099.002 "Financiación de Reestructuras" del Inciso 23 -
"Partidas a Reaplicar" habilitados por el Artículo 753 de la
Ley 18.719, de 27 de diciembre de 2010.
iii. los importes de las vacantes que se suprimirán y
iv. todos los créditos presupuestales que figuren en los Objetos
del Gasto que la Contaduría General de la Nación haya
informado que puedan tener destino para financiar los cargos
y funciones de conducción de la nueva estructura proyectada
en cada Inciso, incluido lo dispuesto por el Art. 754 de la
Ley 18.719.
VI. ASPECTOS CONCEPTUALES DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL
1. OBJETIVO:
La estructura orgánica debe representarse a través de organigramas. Un
organigrama es la representación gráfica de la estructura formal de una
organización o de parte de ella. Es en sí mismo una convención, por lo que
la utilización de códigos comunes facilita su representación e
interpretación. Para ello, se señalan algunas reglas de aceptación
generalizada en el Uruguay.
2. ALCANCE:
Será de aplicación a todas las Unidades Ejecutoras de la Administración
Central.
3. DEFINICIONES APLICADAS:
3.1 Estructura Organizacional: Es el conjunto de reglas sobre la
división de tareas, responsabilidades y competencias dentro de una
organización.
3.2 Unidad Organizativa: Cada unidad orgánica de la estructura
representada en el organigrama.
3.3 Línea de dependencia jerárquica: Aquellas que relacionan
jerárquicamente las unidades organizativas.
3.4 Línea de mando especializado: Establece cuando una Unidad
organizativa dicta normas o establece pautas de actuación para
otra u otras unidades sin que estas estén sujetas a su jerarquía.
4. DESCRIPCION:
4.1 Representación. Piramidal vertical.
4.1.1 Contenido. El organigrama estará compuesto por niveles, unidades
organizativas y líneas de dependencia jerárquica pudiendo,
además, existir líneas de mando especializado.
4.1.2 Encabezamiento. Se ubicará en la parte superior izquierdo de la
hoja. Contendrá información sobre la denominación de la
organización o unidad (en caso de ser parcial). En la parte
inferior del documento se colocará la fecha y responsable de la
confección.
4.2 Representación de cada Unidad Organizativa:
4.2.1 Se representará con un rectángulo que tendrá su lado mayor de
una medida igual al doble del lado menor.
4.2.2 Se dibujarán con su lado mayor en posición horizontal.
4.2.3 Todos los rectángulos serán del mismo tamaño.
4.2.4 Se escribirá la denominación completa de la unidad organica que
representa, sin considerar el nivel jerárquico, sin recurrir a
abreviaturas, salvo en el caso de organismos cuyas siglas hayan
sido adoptadas por normas legales o cuyo uso permiten su mejor
identificación.
4.2.5 En el caso que sea necesario consignar el nombre del
responsable, se lo colocará en el campo inferior del rectángulo,
previa subdivisión mediante una línea horizontal de trazo más
fino ubicado desde la base del mismo.
4.2.6 Las unidades orgánicas semejantes que lleven la misma
denominación genérica, por ejemplo turno, zona, seccional podrán
consignarse cada una de ellas mediante una flecha de doble punta
4.3 Estructura:
4.3.1 Las unidades organizativas se vincularán horizontalmente y
verticalmente mediante líneas de dependencia jerárquica,
asesoría o mando especializado.
4.3.2 Las líneas de dependencia jerárquica serán continuas.
4.3.3 Las líneas de dependencia no se entrecruzarán.
4.3.4 Los niveles jerárquicos se dividirán por líneas punteadas en
tantas zonas como niveles existan que se deban representar.
4.3.5 Contra el margen izquierdo se ubicará en cada nivel el nombre
del mismo sobre la línea de nivel.
4.3.6 En caso que todos las unidades de un mismo nivel no puedan
ubicarse horizontalmente por falta de espacio, cuando ello no
dificulte la interpretación del organigrama deberá realizarse
manteniendo la siguiente forma:
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4.3.7 Las líneas de dependencia jerárquica deben partir del punto
medio inferior del rectángulo de jerarquía superior hasta el
punto medio superior del entegrama de jerarquía inferior como
luce la figura anterior. Se le llama Relación de subordinación.
4.3.8 Las líneas de mando especializado vinculan a la unidad que
establece pautas o criterios de actuación en una materia
determinada con la unidad que debe aplicarlos.
4.3.9 Las líneas de asesorías vinculan a la unidad superior
jerárquicamente con una unidad cuya naturaleza es aconsejar,
asesorar o informar y se diagrama mediante una línea continua
desde la parte media inferior del entegrama superior hasta el
punto medio lateral de la unidad asesora de la siguiente forma:
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Se llama Relación de asesoría. El asesoramiento se brinda en aquellos
aspectos o campos que requieren conocimientos y experiencia técnica
especializada. Este tipo de relación se presenta fundamentalmente en los
niveles superiores de la organización.
4.3.10 Cuando sea necesaria la diagramación de unidades de carácter
estable y/o permanente que cumplan funciones de comité o
comisión y tengan por naturaleza coordinar en diversos temas se
diagramará de la misma forma que en la figura anterior pero con
la diferencia que la línea es punteada.
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Se llama Relación de coordinación.
4.3.11 En los entegramas se indicarán los nombres de las unidades
orgánicas, no de los cargos de funcionarios que los ocupen.
4.3.12 Cuando una unidad especializada en determinada función efectúe
instrucciones sobre ese campo a otra unidad no relacionada
jerárquicamente tal relación se expresará con una línea
punteada que va desde el punto medio inferior de la unidad que
representa a la unidad especializada hasta el punto medio
superior de los órganos subordinados funcionalmente.
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Se llama Relación de mando especializado. Se aconseja representar sólo las
relaciones lineales, dejando el resto de la información para el Manual de
Organización y Funciones.
4.3.13 En los casos que de una unidad dependan varios órganos con
características similares no es necesario graficarlos a todos.
Bastará con indicar el número de órganos con esa
característica, por ejemplo Seccionales.
4.4 Vínculo organizativo Matricial
4.4.1 Sólo se utilizará en aquellas Unidades Ejecutoras donde existan
unidades organizativas que desarrollen permanentemente
actividades transversales que puedan organizarse a través de
programas o proyectos para la consecución de resultados en
períodos acotados y determinados, utilizando sus propios
recursos o aquellos que asignados a las unidades organizativas
que participan del proyecto o programa.
4.4.2 Se sugiere su representación gráfica a través de un rectángulo
dibujado con línea punteada, marcando su dependencia
jerárquica, e indicando en la descripción de la naturaleza de
la función su calidad de unidad de proyecto o programa, y en
sus relaciones las unidades organizativas que habitualmente
participan de los mismos.
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5. PRESENTACIÓN DEL ORGANIGRAMA
El Organigrama lucirá en la parte superior el texto "Organigrama Actual" u
"Organigrama Propuesto". También deberá precisarse la fecha de confección
y el nombre del responsable de hacerlo.
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VIII. ELEMENTOS TERMINOLÓGICOS
Esquema de organización
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ORGANOS: Es una división del organismo total. En un inciso existen
Unidades Ejecutoras y Unidades Organizativas. Las funciones se asignan a
las primeras, las actividades a las segundas.
FUNCIONES: El logro de los objetivos implica, necesariamente, la ejecución
de una serie de funciones. Las funciones representan la agregación o un
conjunto de actividades homogéneas y coordinadas.
ACTIVIDADES: Las actividades determinadas para el cumplimiento de las
funciones, representan la agregación o un conjunto de tareas homogéneas.
Del cumplimiento de las actividades son responsables las unidades
organizativas.
Las funciones y actividades pueden ser:
* SUSTANTIVAS: las funciones básicas de la Unidad Ejecutora,
vinculadas directamente con su razón de ser.
* DE APOYO: las que apoyan el cumplimiento de las funciones
sustantivas. Pueden ser DE ASESORIA cuando tienen por objeto
asesorar e informar a los órganos que cumplen funciones básicas o DE
SERVICIO cuando su objeto es facilitar el cumplimiento de las
funciones básicas.
TAREAS: Las actividades se cumplen a través de la ejecución de tareas, que
representan la desagregación mínima de la organización estructural.
El agrupamiento de tareas similares junto con las aptitudes que debe
poseer quien las realiza y las responsabilidades que asume cuando le son
asignadas, determinan los puestos de trabajo de la Unidad.
SISTEMAS - PROCEDIMIENTOS: El cumplimiento de las tareas, por medio de los
puestos de trabajo, se efectiviza a través de procedimientos que son una
sucesión cronológica de pasos u operaciones, secuencialmente vinculadas, y
su método de ejecución. Varios procedimientos interrelacionados
constituyen un sistema.
La relación e interdependencia entre tareas y procedimientos representan
el acto de integración real entre la organización estructural y la
organización operativa.
OPERACIONES: Son los pasos o acciones, físicas o mentales, necesarios de
ejecutar para cumplir un procedimiento de trabajo. Las operaciones
representan la desagregación mínima de la organización operativa.
PUESTO DE TRABAJO: Conjunto de tareas claves de naturaleza similar que se
pueden agrupar bajo una denominación común y para cuya ejecución deben
cumplirse una serie de requisitos y haberse adquirido determinados
conocimientos, habilidades y destrezas.
TIPO DE PUESTO DE TRABAJO: Conjunto de puestos de trabajo de una Unidad
Ejecutora, Inciso o de la Administración Central, con similitud de tareas
claves, requisitos, conocimientos, habilidades y destrezas generales.
PLAZA: Lugar dentro de cada puesto de trabajo de la estructura
organizacional ocupado o que puede ser ocupado por personal que ejecuta
tareas del mismo.
TAREAS CLAVES: Son las tareas específicas que en esencia determinan la
consecución de los resultados del puesto de trabajo. Se sugiere no
incorporar más de cinco.
OCUPACIONES: Actividades específicas asignadas a los cargos y están
asociadas a la clase de trabajo que debe realizar el funcionario que ocupa
dicho cargo.
Las ocupaciones requieren de un cargo para ser ejercidas, pero a un mismo
cargo se le pueden encomendar diferentes ocupaciones de similar nivel
relacionadas con su especialidad.
La Administración asignará las ocupaciones a cada cargo respetando la
correspondencia de nivel entre la ocupación y el cargo.