Decreto 355/982.- Se establecen normas que regulen el procedimiento a seguir para la destrucción de determinados documentos.
Ministerio de Salud Pública.
Ministerio de Educación y Cultura.
Montevideo, 17 de setiembre de 1982.
Visto: la necesidad de proceder al dictado de normas que regulen el
procedimiento a seguir para la destrucción de ciertos documentos que -
estando en poder del Ministerio de Salud Pública - han cumplido ya con la
finalidad para la cual se los remitió al mismo, y cuya eliminación no está
prevista en forma expresa.
Considerando: I) Que el Ministerio de Salud Pública es depositario de
ciertos documentos tales como las historias clínicas y los certificados
de defunción y de nacido-muerto;
II) Que al presente no se encuentra estatuido un sistema que permita la
destrucción de dichos documentos y los mecanismos necesarios para llevarla
a cabo, una vez que los mismos han cumplido con la finalidad para la cual
estaban destinados;
III) Que es conveniente habilitar la posibilidad de destrucción de los
mismos, llenado el requisito de ciertas condiciones mínimas que aseguren
la racionalidad del procedimiento;
IV) Que a esos efectos, se considera conveniente el establecer diversas
etapas, así como diferenciar el sistema según el tipo de documento y según
la especie dentro del género.
Atento: a lo dictaminado por el Departamento Jurídico de la División
Asuntos Legales del Ministerio de Salud Pública,
El Presidente de la República
DECRETA:
Autorízase dentro de los límites y en cumplimiento de los
sistemas establecidos en el presente decreto a la destrucción de los
documentos que se individualizarán.
Las distintas instituciones de asistencia médica - sean éstas
públicas o privadas- podrán proceder a la destrucción de las historias
clínicas de los pacientes en ellas atendidos cuando se den las condiciones
exigidas por el presente decreto.
Cada institución llevará un archivo de historias clínicas
activas y otro de historias clínicas pasivas. Se define a los efectos del
presente decreto, la historia clínica activa como aquella que está en
movimiento, con asentimientos periódicos, o que habiendo dejado de
tenerlos no ha transcurrido un lapso de dos años en esa situación.
Transcurrido ese período dicha historia clínica pasará a tener el carácter
de historia cínica pasiva, y deberá disponerse su asentamiento en el
registro de historias clínicas pasivas.
Podrá procederse a la destrucción de las historias clínicas que
hayan pasado al archivo correspondiente a las pasivas, cuando se
encuentren en dicho estado de pasividad por un lapso mínimo de tres años,
siempre que en forma previa se confecciones una tarjeta-fichero, la cual
deberá resumir en forma breve y concisa aquellas circunstancias que se
entiendan de importancia, tomando en consideración la enfermedad padecida
y el tratamiento recibido por el paciente.
Se habilita a la destrucción de aquellas historias clínicas que
a la fecha de aprobación del presente decreto tengan cinco o más años de
pasividad. En este último caso podrá procederse a la misma sin el
cumplimiento del requisito previo de la confección de la tarjeta-fichero
que por este intermedio se reglamenta. Aquellas historias clínicas que no
estén en la situación prevista en el presente artículo, se regularán por
los mecanismos establecidos en los artículos 3º, 4º y 5º del presente
decreto.
Las historias clínicas originadas por parto normal y
fallecimiento ocurrido por causas naturales, pueden ser destruidas de
inmediato. Aquellas ocasionadas por el fallecimiento por causas
traumáticas, podrán ser destruidas una vez transcurrido un plazo de dos
años de producido el mismo. En todos estos casos deberá confeccionarse
previamente a la destrucción la tarjeta-fichero establecida en el artículo
4º.
El Ministerio de Salud Pública podrá disponer la destrucción de
los certificados de defunción y de nacido-muerto, que en cumplimiento de
los decretos del Poder Ejecutivo, de 22 de mayo de 1942 y 753/979, de 14
de diciembre de 1979, se remiten a aquella Secretaría de Estado con el
objeto de su registración.
Para poder llevar adelante la destrucción que se autoriza en el
artículo que antecede, deberá tratarse de certificados de defunción
recibidos por la repartición respectiva de dicho Ministerio con más de
cinco años de antelación, y haberse confeccionado previamente el registro
estadístico con los datos fundamentales que dicho documento contiene.
Se habilita - por esta sola vez y sin el requisito previo de
la registración de que habla el artículo precedente - a proceder a la
destrucción de dichos documentos sin cumplir con el requisito mencionado.
El procedimiento previsto en los artículos precedentes, podrá
sustituirse por el de la microfilmación de tales documentos, por parte de
las instituciones que dispongan de los medios necesarios a tales fines.