Los registros elaborados por Ordenadores deberán dar cumplimiento a los
siguientes requisitos:
a) Cada folio producido por el ordenador llevará numeración correlativa;
b) En el cabezal de cada folio figurarán los siguientes datos aparte de
los específicamente requeridos para cada proceso:
-Inciso
- Unidad Ejecutora
- Nombre de la Instalación
- Sistema que lo produjo
- Programa
- Fecha
- Número de Intervención de la Inspección General de Hacienda
- Período a que corresponda
- Hoja número
c) El último folio (al término del listado u hoja resumen) de cada
emisión será firmado por el Contador de la Unidad Ejecutora -o del
funcionario en quien delegue bajo su responsabilidad o lo sustituya
en caso de ausencias- del funcionario encargado de la registración y
de su supervisor inmediato;
d) Los registros serán encuadernados formando libros de una aplicación
común (Caja, Cuentas Corrientes, Diarios, etc.).
Los libros abarcarán el lapso de un ejercicio financiero u otro que
autorice en cada situación la Inspección General de Hacienda. Se
confeccionarán tantos tomos como sean necesarios.
La encuadernación de los registros podrá ser complementada y
sustituida por su microfilmación de acuerdo a lo establecido para el
sistema A) "Sistema de microfilmación de registros";
e) Al comienzo de cada libro -encuadernado o microfilmado- se agregará
la siguiente carátula, que será previamente visada por la Inspección
General de Hacienda:
- Inciso (número y nombre)
- Unidad Ejecutora (nombre)
- Registros (Explicación del tipo de registro de que se trata:
Movimientos de Caja, Diario, etc.)
- Nombre y Apellidos del Contador responsable de la Unidad
Ejecutora
- Firma - Documento de Identidad - Fecha
- Nombre y Apellidos del funcionario responsable de las
operaciones registradas
- Firma - Documento de Identidad - Fecha
- Nombre y Apellidos del Director de la Unidad Ejecutora
- Firma - Documento de Identidad - Fecha
- Intervención de la Inspección General de Hacienda Nº ... Fecha,
Firma
f) Para visar la carátula se presentará petitorio ante la Inspección
General de Hacienda acompañando la carátula en duplicado. El original
será devuelto intervenido por la Inspección General de Hacienda y el
duplicado pasará a integrar un archivo ordenado por Inciso y Unidad
Ejecutora en ese organismo de contralor.
En la solicitud se dejará constancia del período que abarcará el
Libro.