Aprobado/a por: Decreto Nº 295/977 de 17/05/1977 artículo 1.

                     NORMAS SOBRE ADMINISTRACION
                  DOCUMENTAL Y DISPOSICIONES GENERALES

                              TITULO I

                Reglamento Orgánico del Archivo General
                            de la Nación

Artículo 1º. El Archivo General de la Nación, creado por decreto de la
Gobernación y Capitanía General del Estado de 5 de marzo de 1827 y cuya
última reestructura institucional fuera realizada por la ley de 28 de
octubre de 1926, es una dependencia del Ministerio de Educación y Cultura
y tendrá los fines, cometidos y estructura establecidos en los capítulos
siguientes.

                              

                             CAPITULO I

                                Fines

Artículo 2º. El Archivo General de la Nación tiene por finalidad y
principal cometido la custodia y conservación de la documentación pública
y de la privada de propiedad nacional.

                              CAPITULO II

                               Cometidos

Artículo 3º. El Archivo General de la Nación tendrá como cometidos
primordiales los siguientes:

1)   Custodiar los documentos de la Nación como valores culturales;

2)   Preservar los que integran su patrimonio como valores evidenciales
     y procurar la conservación técnica y la adecuada utilización del
     acervo documental de la Nación;

3)   Incorporar a su acervo, por los medios legales, los documentos
     públicos y privados que tengan valor cultural para la Nación y que no
     sean necesarios para el trámite administrativo corriente;

4)   Clasificar y catalogar los fondos documentales que formen su
     patrimonio;

5)   Brindar a la consulta pública, difundir y publicar la documentación
     que custodia, con las restricciones que se establecen en el Manual de
     Organización y Funciones;

6)   Organizar y mantener el catastro nacional de archivos públicos y
     privados;

7)   Ofrecer un servicio de información para evacuar las consultas que se
     le formulen, acorde con la naturaleza de la Institución;

8)   Impartir la enseñanza técnica de su competencia y difundir la
     importancia de la Institución como uno de los organismos del Estado
     de los que depende el desarrollo de los valores culturales de la
     Nación.

Art. 4º. Para el logro de los objetivos especificados en el artículo
anterior el Archivo General de la Nación tiene a su cargo las siguientes
funciones:

1)   Asistir a los organismos del Estado en todo lo relacionado con
     archivología y transferencia de fondos documentales;

2)   Requerir en otras Oficinas Públicas la documentación que no les sea
     necesaria para el trámite administrativo corriente de sus asuntos.
     La Oficina Pública requerida a estos efectos estará obligada a hacer
     entrega de dicha documentación en un plazo no mayor de treinta días;

3)   Gestionar la incorporación de los Archivos Presidenciales y de los
     Consejeros Nacionales, Legisladores y demás gobernantes;

4)   Incrementar las colecciones de sus Archivos Particulares promoviendo
     la incorporación de documentación de personalidades e Instituciones o
     Comisiones representativas;

5)   Poseer la colección completa del "Diario Oficial", a cuyos efectos
     este organismo le remitirá gratuitamente tres ejemplares de cada
     número;

6)   Poseer todas las publicaciones de Leyes, Decretos y Reglamentos de
     la Nación; los Organismos Públicos que los editen deberán enviar
     gratuitamente a la Institución dos ejemplares de cada publicación;

7)   Coleccionar los Mensajes, Memorias y demás publicaciones del Poder
     Ejecutivo, de los Ministerios y sus dependencias, de los demás
     Poderes del Estado y de las Comisiones oficiales; los Organismos
     Públicos que los editen deberán enviar gratuitamente a la Institución
     dos ejemplares de cada publicación.

                              CAPITULO III

                               Estructura

Artículo 5º. El Archivo General de la Nación estará integrado por la
Dirección, el Departamento Administrativo, el Departamento Técnico y el
Departamento de Archivos, los que estarán subordinados a la Dirección.

Art. 6º. La Dirección estará integrada por un Director y un Subdirector y
tendrá competencias administrativas, técnicas y docentes. El Director y el
Subdirector, de común acuerdo, planificarán sus tareas y se dividirán sus
competencias, teniendo en cuenta la jerarquía de una y otra autoridad.

Art. 7º. El Departamento Administrativo estará integrado por las
siguientes Secciones cuyas funciones se especificarán en el Manual de
Organización y Funciones: Secretaría Administrativa, Contaduría, Tesorería
e Intendencia.

Art. 8º. El Departamento Técnico estará integrado por las siguientes
Secciones cuyas funciones se especificarán en el Manual de Organización y
Funciones: Investigación y Transcripción de Documentos: Accesión,
Clasificación y Catalogación de Archivos y Revisión de los Fondos
Documentales, Restauración y Encuadernación de Documentos; Publicaciones;
Reprográficas; y Biblioteca y Hemeroteca.

Art. 9º. El Departamento de Archivos estará integrado por las respectivas
Secciones de Archivos (Administrativos, Judiciales, Gráficos, de
Monumentos Históricos, Particulares, etc.) y cuyas funciones se
especificarán en el Manual de Organización y Funciones. Cada Sección de
Archivo estará constituida por una Secretaría, una Sala de Indices, una
Sala de Consultas y los Repositorios.

                              TITULO II

                    Normas sobre Administración Documental

                              CAPITULO I  

                         De la documentación oficial

Artículo 10º. El envío al Archivo General de la Nación por parte de las
Oficinas del Estado, de la documentación que no sea necesaria para el
trámite administrativo corriente de asuntos, a la que se refieren el
artículo 1º de la ley 8.015 y el numeral 2) del artículo 4º del precedente
Reglamento Orgánico se realizará en forma ordenada, acompañando inventario
por cuadruplicado de lo remitido, y de acuerdo con lo establecido en el
Manual de Organización y Funciones de la Institución.

Art. 11º. Toda documentación original con una antigüedad que no exceda de
treinta años a al fecha de recepción, por parte del Archivo General de la
Nación, de la solicitud de su remisión a las Oficinas del Estado, será
entregada en las siguientes condiciones:

1)   Mediante recibo extendido en el Registro respectivo, de acuerdo con
     lo que se establece en el Manual de Organización y Funciones de la
     Institución;

2)   El documento deberá ser restituido al Archivo General de la Nación
     dentro de los 180 días a contar desde la fecha en que es recibido.
     Si fuera necesario un mayor plazo, deberá remitirse al Archivo
     General de la Nación un oficio solicitándolo, pero este nuevo plazo
     no podrá exceder de otros 180 días;

3)   La Oficina recepcionante no podrá entregar a los particulares, bajo
     ningún concepto, el documento que el Archivo General de la Nación
     le hubiere cedido.

Art. 12º. Toda documentación original con treinta o más años de antigüedad
a la fecha de recepción, por parte del Archivo General de la Nación, de la
solicitud de su remisión a las Oficinas del Estado, no podrá ser entregada
bajo ningún concepto, con la excepción prevista en el artículo 13. A
pedido escrito de la Oficina respectiva o de parte interesada, la
Dirección del Archivo General de la Nación certificará una copia o
fotorreproducción del documento original, cuyo costo será de cargo de la
Oficina o de la parte interesada solicitantes.

Art. 13º. Se podrá enviar a las Oficinas del Estado que la hayan solicitado por escrito, la documentación administrativa que exceda de treinta años de antigüedad hasta un límite de cincuenta años a la fecha de recepción de la solicitud de su remisión, sólo en aquellos casos en que se requiera para tramitar expedientes jubilatorios y cuando no revista carácter histórico o sea de interés cultural relevante. La remisión se hará en las condiciones establecidas en el artículo 11. 

(*)Notas:

Se modifica/n por: Decreto Nº 292/984 de 23/07/1984 artículo 1.

Art. 14º. Sólo por razones fundadas, dando cuenta de inmediato al
Ministerio de Educación y Cultura, la Dirección del Archivo General de la
Nación podrá denegar el envío de documentación no comprendida en los casos
previstos en los artículos 12 y 13 o la prórroga del plazo de tenencia de
la documentación ya cedida, que se hayan solicitado por parte de las
Oficinas Públicas.

Art. 15º. Para establecer el límite de antigüedad en caso de expedientes
que contienen documentación con distintas fechas, especialmente a los
efectos de lo previsto en los artículos 11, 12 y 13 de estas disposiciones
se tomará como fecha límite, la del trámite que decretó su archivo o, en
su defecto, la del último trámite que hubiese tenido el expediente. Si
existiese más de una providencia decretando su archivo, se tomará la fecha
de la primera de ellas.

Art. 16º. Los Juzgados radicados en Montevideo, los Tribunales de
Apelaciones y la Suprema Corte de Justicia, en los casos en que deban
retirar documentos custodiados en la Sección Archivos Judiciales del
Archivo General de la Nación, los solicitarán remitiendo un oficio
directamente a la Dirección de esta Oficina. Dicha documentación se
entregará en esa Sección, de acuerdo con lo establecido en el artículo 11
y en forma personal al funcionario judicial debidamente autorizado por
escrito por la autoridad competente. Los documentos entregados, deberán
ser reintegrados por el mismo procedimiento.

Art. 17º. Los Juzgados radicados en el interior del país que deban retirar
documentos custodiados en la Sección Archivos Judiciales del Archivo
General de la Nación, los solicitarán a la Suprema Corte de Justicia, que
cursará el pedido directamente al Archivo General de la Nación. Los
documentos judiciales se entregarán a este Poder, bajo recibo, en el que
se anotará la fecha de su devolución cuando las piezas hayan sido
reintegradas.

Art. 18º. Al efectuar la devolución de la documentación, la Oficina
remitente deberá especificar en nota adjunta, el título o carátula del
documento, su ubicación y la fecha en que lo había recibido.

Art. 19º. Sólo por mandato judicial, podrán desglosarse de los expedientes
judiciales custodiados en el Archivo General de la Nación, los títulos de
propiedad.

                              CAPITULO II

                    De la Investigación y Consulta

Artículo 20º. El acervo documental del Archivo General de la Nación, será
de uso público. Cualquier persona podrá solicitar para su lectura y
reproducción, la documentación custodiada, debiendo acatar estas
disposiciones y las emanadas de la Dirección relativas a la concurrencia a
los locales del Organismo y permanencia en la Sala de Consultas, así como
también a la investigación y manejo de los documentos.

Art. 21º. En todos los casos en que la Dirección niegue el acceso a la
documentación por tratarse de piezas frágiles que deben ser restauradas o
por otras razones fundadas, se pondrá a disposición del consultante e
investigador, la reproducción fiel de las mismas, debidamente certificada.

Art. 22º. Queda terminantemente prohibido:

a)   Ocultar o intentar ocultar, remover o intentar remover de su sitio,
     cualquier documento;

b)   Fumar, encender lumbre o alterar de cualquier modo el silencio en la
     Sala de Consultas;

c)   Escribir sobre los documentos, hacer marcas en ellos, mutilar,
     borrar, manchar, destruir, sacar calcos o intentar efectuar cualquier
     operación que afecte a la pieza.

Art. 23º. El permiso de investigación, podrá suspenderse o invalidarse 
por haber incurrido en cualquiera de las faltas previstas en el artículo
anterior, sin perjuicio de las sanciones que corresponda aplicar como
consecuencia del debido procedimiento penal o disciplinario.

Art. 24º. Para la investigación y consulta de los fondos reservados a que
se refiere el artículo 32º, se elevará solicitud por escrito a la
Dirección, estándose a lo dispuesto en el Manual de Organización y
Funciones de la Institución.

Art. 25º. Las investigaciones declaradas de Interés Nacional que se
realicen en el Archivo General de la Nación, se regirán por las
disposiciones del Manual de Organización y Funciones de la Institución.

                              CAPITULO III

               De la expedición de reproducciones y certificación de
                              documentos

Artículo 26º. La Dirección del Archivo General de la Nación, extenderá el
certificado de autenticidad de la reproducción de los documentos
existentes en ese Organismo que le sea solicitada por escrito por las
Oficinas del Estado o por particulares interesados.

Art. 27º. La expedición de certificación de cualquier documento reservado,
se regirá por lo dispuesto en el Manual de Organización y Funciones de la
Institución.

Art. 28º. En los casos en que la reproducción de documentos custodiados en
el Archivo General de la Nación deba realizarse fuera de su sede, se
seguirá el procedimiento indicado en el Manual de Organización y Funciones
de la Institución.

Art. 29º. En todos los casos en que los Organismos del Estado soliciten la
expedición de copias, testimonios o certificaciones notariales de
documentos custodiados en el Archivo General de la Nación, éstos deberán
ser expedidos por el Escribano de la Institución o por el de la
repartición solicitante, o en su defecto, por el Escribano de Gobierno y
Hacienda o por un Escribano del Ministerio de Educación y Cultura,
obrándose de acuerdo a las normas vigentes al respecto.

Art. 30º. En todos los casos en que sea necesaria la expedición a
particulares de copias, testimonios o certificaciones notariales de
documentos custodiados en el Archivo General de la Nación, deberá
solicitarse la autorización respectiva a la Dirección del Organismo, la
que sólo podrá denegarla por motivos fundados y dando cuenta de inmediato
al Ministerio de Educación y Cultura.

                              CAPITULO IV

                          Documentos en depósito

                            Fondos reservados

Artículo 31º. La Dirección del Archivo General de la Nación podrá disponer
la recepción de documentos en depósito para custodia, los que, de acuerdo
con el convenio establecido para su recepción, pasarán a ser propiedad del
Estado en las condiciones que se estipule o serán retirados por su
legítimo propietario una vez cumplido el plazo fijado. En este último
caso, la Sección Accesión, Clasificación y Catalogación de Archivos y
Revisión de Fondos Documentales llevará un "Registro de documentos en
depósito" en el que se anotarán por orden cronológico dichos depósitos con
especificación del nombre del depositante o entidad que hace la entrega,
fecha de entrada, si se efectúa con inventario o sin él, estado de la
documentación y número de piezas si la entrega se realiza en forma
abierta.

Art. 32º. La declaración de reserva, parcial o total, de cualquier
documento individualmente considerado, de un fondo documental o del
archivo de una Institución, podrá ser realizada por el Poder Ejecutivo,
por la Institución que remite la documentación, por el donante particular
o por la Dirección del Archivo General de la Nación. Cuando la reserva es
establecida por particulares, su término no podrá exceder los cincuenta
años.

Art. 33º. Para la consulta de la documentación declarada fondo reservado
por la Dirección del Archivo General de la Nación, se estará a lo que
disponga el Manual de Organización y Funciones de la Institución.
Para los demás casos de reserva, la consulta de la documentación o la
expedición de copia o fotorreproducción de ella sólo podrá realizarse
mediante resolución conjunta de quien haya establecido la reserva y del
Director del Archivo General de la Nación.

                              TITULO III

                         Disposiciones Generales

Art. 34º. Ningún documento público o de propiedad nacional y que integre
el patrimonio histórico, artístico y cultural de la Nación podrá ser
destruido, con excepción de los casos expresamente previstos por la ley.
Se procurará la restauración de todo documento deteriorado, lo que se
gestionará por la Dirección del Archivo General de la Nación, de acuerdo
con lo que prevea el Manual de Organización y Funciones de la Institución.

Art. 35º. El cambio de destino, deterioro o destrucción por parte de un
funcionario público, de un documento o de un archivo público, o que hayan
adquirido carácter público por estar en posesión o custodia de cualquier
repartición pública, se considerarán faltas graves, sin perjuicio de las
sanciones penales y civiles que pudieran corresponder.

Art. 36º. Todos los funcionarios, consultantes o investigadores del
Archivo General de la Nación tienen en todos los casos la obligación de
dar cuenta a la Dirección de los deterioros que advierten en los
manuscritos.

Art. 37º. Queda terminantemente prohibido sacar documentos de los locales
del Archivo General de la Nación sin orden escrita de la Dirección, con
excepción de los casos previstos en los artículos 11, 13, 16, 17 y 28 de
estas disposiciones.

Art. 38º. Quedan derogadas todas las disposiciones que se opongan a las
presentes.

Art. 39º. La Dirección del Archivo General de la Nación planteará ante el
Poder Ejecutivo, cuando lo considere necesario, la revisión de las
presente normas, que podrán ser modificadas total o parcialmente. Dichas
modificaciones deberán ser fundamentadas debidamente.

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