Las comunicaciones escritas entre las distintas reparticiones de la
Administración, se harán por medio del oficio, la circular, el memorando
y la carta, sin perjuicio de lo dispuesto por el artículo 32.
El oficio será el documento utilizado cuando el órgano actuante deba
dar conocimiento de sus resoluciones a otro órgano o formularle alguna
petición para el cumplimiento de diligencias del procedimiento. Será
objeto de numeración y registro por parte de la respectiva unidad de
administración documental.
La circular será el documento utilizado para poner en conocimiento de
los funcionarios órdenes o instrucciones de servicio, así como noticias o
informaciones de carácter general. Se identificarán a través de un número
correlativo anual asignado por la unidad emisora y se archivarán en la
correspondiente unidad de administración documental.
El memorando se empleará para las instrucciones y comunicaciones
directas del jerarca a un subordinado, o para la producción de
información del subordinado a su jerarca, o para la comunicación en
general entre las unidades. Los memorandos se identificarán por un número correlativo anual asignado por el emisor. El receptor guardará el
original y la copia de la contestación que hubiere emitido en forma escrita o a través de otro medio de comunicación.
Toda otra comunicación escrita no contemplada en este artículo se hará
por carta.