Responsabilidad de las Instituciones-. Será responsabilidad
institucional:
a) Contar con profesionales Archivólogos en los archivos y en las
unidades de administración documental de todas las instituciones
públicas.
b) Realizar una organización científica de los documentos en soporte
tradicional o electrónica, mediante la organización de los archivos
de Gestión, Central e Histórico.
c) Promover la generación de espacios físicos, equipamiento y
materiales adecuados para el funcionamiento de los archivos así
como mantener óptimas condiciones medioambientales y de seguridad.
d) Crear un sistema de seguridad y control a fin de evitar la
sustracción y salida ilegal de documentos de los archivos que
forman parte del Sistema Nacional de Archivos.
e) Ninguna institución podrá eliminar documentos sin la previa
consulta al Archivo General de la Nación.
f) No eliminar documentos sin la previa consulta a la Comisión de
Evaluación Documental de la Nación, que funcionará en la órbita del
Archivo General de la Nación.
Las personas públicas y privadas, integren o no el Sistema Nacional de
Archivos, deberán observar especialmente lo preceptuado por el Artículo 15
literal d) de la Ley N° 14.040 de 20 de octubre de 1971, en cuanto a la
prohibición de la salida del país de determinados documentos e impresos.